Perangkat lunak dan opsi telekomunikasi baru telah merevolusi industri layanan pelanggan. Sekarang mungkin untuk melakukan outsourcing layanan pelanggan ke perusahaan khusus yang dapat menyediakan layanan melalui telepon, email, jendela obrolan dan bahkan dalam game online. Perangkat lunak berbasis web dapat menangani perutean panggilan yang canggih, terintegrasi dengan basis data pelanggan. Karena ini sebagian besar menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras yang besar dan mahal, juga dimungkinkan untuk membuat pusat panggilan terdistribusi dengan agen yang bekerja dari lokasi terpencil dan bahkan rumah mereka sendiri.
Dapatkan pembiayaan. Biaya overhead untuk mendirikan perusahaan layanan pelanggan dapat sangat bervariasi tergantung pada apakah Anda secara langsung mempekerjakan pekerja Anda dan harus memberikan manfaat, berapa banyak yang Anda habiskan dalam pemasaran untuk mengamankan pelanggan pertama Anda, dan apakah Anda memiliki kantor dan peralatan terpusat. (Ini mungkin diperlukan untuk klien dengan kebutuhan keamanan tinggi.) Dapatkan pinjaman bank atau modal investasi dari teman, keluarga atau investor malaikat, pastikan bahwa Anda mengambil cukup dana untuk sepenuhnya menutupi biaya Anda sampai bisnis Anda memposting pendapatan positif dan arus kas.
Beli atau lisensikan paket hubungan pelanggan (CRM) dan paket perangkat lunak pusat panggilan. Ada opsi terintegrasi, seperti yang disediakan oleh Salesforce.com, atau sistem perangkat keras dan perangkat lunak PBX yang lebih tinggi. (Lihat Referensi 3.) Semakin mudah perangkat lunak Anda digunakan, semakin efisien dan produktif pekerja Anda.
Amankan kontrak dari pelanggan. Ketika Anda baru memulai, Anda dapat menargetkan bisnis yang sangat kecil yang hanya membutuhkan satu atau dua agen layanan pelanggan pada suatu waktu dan untuk siapa Anda dapat memberikan model harga yang menarik. Buat kontrak triwulanan atau tahunan untuk menjamin pendapatan bagi Anda sendiri.
Menyewa dan melatih agen layanan pelanggan. Anda perlu melatih agen tentang standar kualitas layanan pelanggan perusahaan Anda, tentang penggunaan paket perangkat lunak Anda dan pada produk dan layanan spesifik yang disediakan oleh pelanggan Anda. Dalam kebanyakan kasus, Anda perlu membayar agen untuk waktu pelatihan ini, dan mungkin perlu membuat buklet pelatihan, video, dan materi lainnya.
Evaluasi dan tingkatkan layanan Anda. Memonitor panggilan dan membaca email agen Anda kepada pelanggan adalah bagian penting dari kontrol kualitas untuk perusahaan layanan pelanggan Anda. Anda juga harus mensurvei pelanggan yang telah dilayani oleh agen Anda untuk menentukan tingkat kepuasan mereka dengan kualitas layanan. Akhirnya, Anda juga harus menindaklanjuti dengan klien Anda untuk memastikan kebutuhan mereka terpenuhi, dan mereka senang dengan layanan Anda. Secara konstan melatih, mengevaluasi, dan memotivasi karyawan Anda untuk mendapatkan hasil tinggi secara konsisten.
