Bisnis menawarkan kredit untuk layanan atau barang - insentif yang memungkinkan klien membayar barang yang dibeli di kemudian hari. Tetapi bahkan klien dengan niat besar bisa kehilangan atau melewatkan membayar faktur, menciptakan tugas pengumpulan yang tidak menyenangkan. Kreditor yang sudah lewat waktu secara drastis memengaruhi arus kas bisnis, sehingga menyulitkan Anda membayar tagihan. Menjadi proaktif pada hutang pelanggan sebelum terjadi dapat membantu memastikan Anda dibayar tepat waktu. Tetapi jika itu tidak berhasil, ada langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mendorong praktik bisnis yang baik dan hubungan yang baik dengan orang-orang yang berutang uang kepada Anda.
Hindari mengambil pelanggan baru dengan kredit buruk. Tarik salinan laporan kredit pelanggan potensial atau minta referensi kredit ketika mereka mengajukan kredit. Tinjau referensi kredit untuk pelanggan potensial, dan panggil mereka untuk memverifikasi bahwa mereka adalah pelanggan yang bereputasi baik. Anda juga dapat meminta salinan laporan keuangan pelanggan potensial untuk mendapatkan gambaran solvabilitas mereka.
Dapatkan kontrak yang ditandatangani dari klien yang dengan jelas menjabarkan ekspektasi untuk pengiriman dan pembayaran - termasuk biaya atau konsekuensi hukum atas keterlambatan pembayaran. Apakah kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak dan tanggal. Minta klien untuk menginisialisasi ketentuan pembayaran secara terpisah sehingga Anda tahu mereka memahami kewajiban ini berdasarkan kontrak mereka.
Bangun hubungan positif dengan klien Anda yang membuatnya sulit bagi mereka untuk mengabaikan permintaan Anda untuk pembayaran tepat waktu. Kembangkan persahabatan dengan kepemimpinan perusahaan. Adakan acara untuk menghargai pelanggan Anda karena menjadi klien yang baik.
Tawarkan diskon untuk pembayaran awal. Misalnya, banyak perusahaan menawarkan persyaratan pembayaran lebih awal seperti potongan 2 persen untuk pembayaran tagihan dalam waktu 10 hari sejak tanggal faktur. Demikian juga, berikan denda atau bunga untuk pembayaran yang terlambat, yang secara jelas tercantum dalam kontrak.
Kirim email untuk mengonfirmasi pelanggan menerima faktur Anda beberapa hari setelah dikirim. Jika Anda mengirim faktur melalui surat, Anda dapat memverifikasi tanda terima faktur dalam waktu setidaknya satu minggu setelah pengiriman. Jika Anda mengirimi mereka faktur email, atur email Anda agar kwitansi "Baca" dikirimkan kepada Anda saat mereka membacanya.
Hubungi klien Anda melalui email beberapa hari sebelum faktur dijadwalkan untuk mengingatkan mereka tentang pembayaran. Jika Anda belum menerima pembayaran pada tanggal jatuh tempo, kirim pemberitahuan email lain setidaknya lima hari setelah tanggal jatuh tempo untuk ditindaklanjuti. Beri tahu mereka bahwa faktur telah lewat jatuh tempo tetapi sertakan komentar untuk mengabaikan permintaan jika pembayaran telah dilakukan.
Hubungi pelanggan tujuh hingga delapan hari setelah pembayaran terlambat untuk memeriksa statusnya. Tanyakan kapan pembayaran akan dilakukan, atau minta pengiriman untuk memastikan pembayaran diterima.
Biarkan perwakilan penjualan klien tahu bahwa pelanggan belum melakukan pembayaran jika terlambat lebih dari seminggu. Manajer yang mengawasi akun mungkin memiliki pengaruh pada klien dan dapat meminta pembayaran.
Menolak berbisnis dengan pelanggan sampai akun yang terlambat dimutakhirkan. Jangan mengirim barang dagangan tambahan atau menerima alasan lebih lanjut mengapa pembayaran belum diterima. Cukup berhenti berbisnis dengan klien sampai situasinya diperbaiki.
Kiat
-
Eksekutif penjualan atau pemasaran yang bertanggung jawab atas akun pelanggan dapat menjadi salah satu orang terbaik untuk digunakan ketika mencoba membuat koleksi. Orang ini biasanya memiliki hubungan yang mapan dengan klien dan dapat mengetahui masalah di balik pembayaran yang terlambat.
Peringatan
Jika seorang pelanggan menunjukkan keterlambatan pembayaran akan dikirim pada tanggal tertentu dan itu tidak sampai, jangan biarkan pelanggan kredit lebih sampai akun dibayar penuh. Anda dapat menempatkan klien semacam itu hanya berdasarkan uang tunai, yang berarti mereka harus membayar barang dan jasa mereka pada saat pemesanan.
