Membuat daftar inventaris barang-barang di kantor bisa jadi penting jika terjadi pencurian, kebakaran, atau bencana alam. Tanpa daftar, Anda harus mengandalkan memori Anda untuk memperhitungkan konten kantor. Salinan daftar harus disimpan di luar lokasi dan diperbarui saat perabot dan peralatan kantor dibeli atau dihapus. Secara opsional, Anda dapat melengkapi daftar inventaris dengan gambar atau foto yang menunjukkan lokasi objek utama di setiap kamar.
Mebel dan Aksesori
Daftar perabot kantor dan aksesori kamar mencakup meja, kursi, lampu, tempat sampah, lemari arsip, dan bahkan perawatan jendela. Barang-barang dekoratif tidak boleh diabaikan, seperti gambar atau lukisan, hiasan dinding, tanaman, patung-patung dan cermin hias. Periksa rak yang membentuk perpustakaan kantor. Beberapa buku referensi bisa relatif mahal dan nilainya harus dicatat.
Sistem komputer
Jantung dari sebagian besar kantor saat ini adalah satu atau lebih sistem komputer. Sistem terdiri dari casing komputer utama (CPU), monitor, printer, pemindai, speaker, keyboard, mouse, dan semua kabel penghubung yang terkait. Rekam semua komputer laptop. Item tambahan termasuk persediaan cadangan baterai yang tidak terputus dan sistem proyeksi video. Inventaris kantor yang juga mencantumkan harga pembelian dan tanggal pembelian setiap item, baik furnitur atau komputer, memungkinkan daftar tersebut digunakan dalam menentukan jumlah pertanggungan yang diperlukan untuk memastikan konten kantor. Mencatat harga dan tanggal pembelian juga berguna ketika mengisi SPT, karena komputer dan peralatan kantor lainnya dapat disusutkan selama beberapa tahun, dan harga serta tanggal pembelian mereka diperlukan dalam perhitungan ini. Sertakan juga perangkat lunak komputer dalam daftar.
Peralatan Komunikasi
Kantor biasanya menggunakan peralatan elektronik untuk komunikasi, selain mengirim email melalui komputer. Daftar inventaris kantor harus mencakup mesin fotokopi dan faks, telepon, mesin dikte dan interkom. Modem dan router broadband digunakan untuk menghubungkan komputer dan VoIP (Voice Over Internet Protocol) ke layanan komunikasi. Memiliki daftar yang menyertakan nomor seri semua perangkat elektronik dan komputasi akan sangat berharga jika terjadi pencurian.
Persediaan
“Persediaan” kantor dianggap sebagai barang yang digunakan dalam perjalanan bisnis dan harus diisi ulang secara berkala. Dalam kategori ini adalah kertas untuk mesin fotokopi dan printer, notebook dan kertas notebook, bantalan bergaris, buku tanggal dan kalender, tinta dan toner untuk printer dan mesin faks, pena dan pensil, spidol, klip kertas, kantong sampah, amplop dan sejenisnya. Berjalan-jalan melalui toko peralatan kantor atau melihat sekilas lemari persediaan Anda akan mengingatkan Anda tentang item jenis persediaan tambahan apa pun. Program perangkat lunak tersedia untuk membantu mengelola dan melacak inventaris kantor dan dapat memberi peringatan ketika persediaan hampir habis dan perlu dipesan ulang.
