Jika Anda seorang pemilik bisnis, penting untuk menyimpan daftar inventaris Anda yang terbaru. Barang inventaris dianggap sebagai aset bisnis, dan harus dicantumkan dalam catatan keuangan Anda. Anda juga memerlukan informasi ini untuk menghitung secara akurat berapa banyak asuransi yang Anda butuhkan jika terjadi pencurian, kebakaran, banjir, atau insiden lain yang dapat memengaruhi inventaris Anda. Jika suatu insiden benar-benar terjadi, daftar inventaris Anda akan membantu Anda ketika Anda mengajukan klaim asuransi.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Perangkat lunak
Putuskan jenis perangkat lunak komputer apa yang ingin Anda gunakan untuk merekam dan memperbarui inventaris Anda. Banyak perusahaan menggunakan lembar bentang Excel untuk mendaftar barang inventaris mereka.
Masukkan informasi seperti deskripsi setiap item; jumlah barang; nomor seri pada peralatan; nama pabrikan; harga pembelian; dan tanggal pembelian. Setiap jenis bisnis akan memiliki hal yang berbeda untuk dimasukkan. Kantor hukum mungkin hanya memiliki peralatan kantor; sebuah perusahaan konstruksi dapat memiliki dozer banteng, truk, trailer dan peralatan; toko kelontong bisa memiliki mesin kasir, rak, lemari es, freezer, dan produk makanan yang mereka jual. Toko atau perusahaan besar mungkin perlu menginventarisir barang setiap hari; sebuah kantor kecil mungkin hanya perlu inventaris peralatan setahun sekali. Tidak semuanya perlu diinventarisasi. Persediaan kantor seperti kertas, pena, dan klip kertas tidak perlu diinventarisasi (kecuali Anda memiliki toko peralatan kantor). Sebagai aturan umum, Anda harus menginventarisir apa pun yang akan Anda sertakan pada laporan asuransi.
Sertakan salinan pindaian tanda terima dari pembelian asli Anda di catatan komputer Anda.
Sertakan salinan foto-foto inventaris Anda yang dipindai atau digital ke dalam catatan komputer Anda. Misalnya, ambil foto komputer, mesin fotokopi, mobil, truk, perhiasan (jika Anda memiliki toko perhiasan), mesin, dll.
Simpan catatan komputer Anda di lokasi yang aman di mana kata sandi diperlukan untuk mengakses. Hanya berikan kata sandi kepada orang yang Anda percayai dengan informasi ini.
Pastikan Anda menyimpan sejumlah salinan inventaris di luar kantor di lokasi yang aman. Berikan salinan elektronik inventaris Anda kepada pengacara, akuntan, dan agen asuransi Anda.
Pertimbangkan untuk mendapatkan brankas di bank tempat Anda dapat menyimpan salinan inventaris yang dicetak dan elektronik.
