Banyak paket pers yang akhirnya langsung masuk ke tempat sampah daur ulang. Beberapa dari paket-paket itu tidak akan menarik minat para pembaca, tetapi yang lainnya tidak disatukan dengan baik. Memformat paket pers dengan benar akan meningkatkan peluang informasi tersebut dipublikasikan. Mengirim paket melalui email juga meningkatkan kemungkinan mendapatkan informasi yang dicetak - tidak hanya mendapatkan informasi di sana dengan cepat, tetapi juga memungkinkan materi tersebut dapat direproduksi dengan mudah.
Identifikasi tujuan Anda untuk mengirimkan kit pers dan kemudian teliti organisasi berita yang dapat membantu memenuhi tujuan tersebut. Editor memiliki sedikit waktu ekstra, jadi jangan sia-siakan. Sebuah makalah kecil di Ohio yang hanya menerbitkan berita lokal tidak tertarik dengan press kit dari sebuah acara di California. Sebuah stasiun berita yang berfokus pada keuangan tidak tertarik dengan press kit tentang konser rock. Setelah Anda mengidentifikasi outlet media yang tepat, cari alamat email dan nama editor, jika mungkin, melalui pencarian di internet atau menelepon organisasi. Email perusahaan umum dapat digunakan jika email editor tidak tersedia. Biasakan diri Anda tidak hanya dengan outlet media, tetapi dengan gaya outlet media. Semakin dekat kit pers dengan gaya organisasi media, semakin baik.
Tulis pernyataan singkat (3 hingga 10 kata) tentang apa yang Anda kirim di baris subjek email. Jika memungkinkan, coba tunjukkan mengapa outlet media tertentu tertarik pada informasi tersebut. Misalnya, jika kit dikirim ke kertas yang berfokus pada lokal, sertakan lokasi acara atau bisnis di baris subjek.
Nyatakan poinnya langsung di badan surel, dan jika mungkin, sambungkan titik utama itu dengan gaya dan minat outlet media. Apa yang Anda masukkan dalam isi email akan bervariasi berdasarkan pada apa yang termasuk dalam paket pers. Jika kit media hanya siaran pers, sertakan teks rilis di badan email, dan lampirkan rilis untuk kenyamanan. Jika kit pers adalah paket tentang suatu acara, tulis pernyataan singkat yang mengatakan apa acara itu, kapan itu dan apa yang sudah Anda lampirkan. Jika kit pers tentang bisnis lokal, tulis pernyataan singkat tentang mengapa Anda mengirim kit.
Lampirkan file kit pers ke email. Namun, perhatikan format file apa yang Anda kirim, karena tidak setiap outlet media dapat membuka setiap jenis file. Secara umum PDF (Format Dokumen Portabel) dapat dibuka oleh hampir semua orang, dan perangkat lunak pemirsa bebas untuk diunduh. PDF juga akan memastikan bahwa apa yang Anda lihat di layar komputer adalah yang dilihat penerima, tanpa memformat perubahan dari komputer yang berbeda. RTF (Rich Text Format) juga mudah dibuka secara universal; namun, format ini tidak disimpan dalam file RTF dan tidak terbaik untuk dokumen dengan gambar.
Pastikan foto yang dimaksudkan untuk reproduksi cukup besar untuk dicetak ulang dengan kualitas tinggi; jangan kompres gambar untuk membuat pengiriman email lebih cepat. Dokumen teks dapat digabungkan menjadi satu file, tetapi foto yang harus dipertimbangkan untuk publikasi harus dilampirkan sebagai file terpisah, karena gambar tidak dapat dengan mudah dipisahkan dari dokumen. Format file JPG seringkali paling baik untuk gambar.
Kembali ke isi email. Pada akhirnya, daftarkan dokumen apa yang telah Anda lampirkan dan alasannya; juga menyebutkan apakah file tersedia dalam format yang berbeda. Di bagian paling akhir email, sebutkan informasi kontak lengkap Anda.
Periksa ulang semua aspek sebelum Anda mengirim email. Pastikan alamat email sudah benar, isi email tidak memiliki kesalahan dan file yang benar dilampirkan.
