Setiap perusahaan memiliki aturan berbeda tentang rapat. Beberapa mengikuti proses informal, sementara yang lain memerlukan struktur yang lebih formal. Sebagai manajer atau pemilik bisnis, penting untuk mengetahui bagaimana melakukan dan mengakhiri pertemuan formal dan informal. Ini akan meningkatkan komunikasi dan menghasilkan hasil yang lebih produktif.
Apa Artinya Menunda Rapat?
Istilah "menunda" berasal dari kata-kata Latin Iklan (ke) dan Diurnus (harian). Meskipun banyak orang menggunakan istilah ini secara bergantian dengan mengakhiri pertemuan, "menunda" sebenarnya berarti memindahkan rapat, atau item agenda, ke hari lain. Misalnya, anggota dewan perusahaan dapat menunda rapat ketika tidak mungkin membahas masalah yang ada karena informasi penting tidak ada. Adjournment berarti pertemuan akan dilanjutkan kembali nanti ketika semua orang siap untuk membahas masalah tersebut. Itu tidak sama dengan mengakhiri atau menyimpulkan pertemuan, ketika semua masalah diselesaikan.
Apa Aturan Proses untuk Rapat?
Beberapa organisasi, terutama pengadilan hukum, universitas, lembaga pemerintah dan organisasi besar mengikuti aturan yang ditetapkan untuk melakukan pertemuan formal. Di bawah Aturan Ketertiban Robert yang Baru Direvisi, misalnya, siapa pun dapat mengajukan mosi untuk menunda pertemuan dalam keadaan tertentu, misalnya:
- Dengan tidak adanya kuorum
- Sebagaimana diatur dalam bye-law organisasi
- Ketika anggota dewan mencapai akhir agenda
- Dalam keadaan darurat atau bahaya langsung, seperti alarm kebakaran berbunyi di dalam gedung.
Sementara bisnis kecil tidak mungkin mengikuti aturan Robert, mereka memberikan kerangka kerja sederhana untuk "secara resmi" menunda pertemuan.
Prosedur untuk Menunda Rapat
Rapat dapat ditunda baik di awal atau pada tahap apa pun. Jika Anda adalah ketua, buat rencana untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Setelah membahas agenda, periksa apakah ada yang ingin membuat mosi untuk menunda pertemuan. Minta satu dengan mengatakan "Apakah saya mendengar mosi untuk menunda?" Mosi untuk menunda harus secara jelas menentukan waktu dan tanggal pertemuan berikutnya serta hal-hal mendesak yang memerlukan sesi khusus sebelum pertemuan umum berikutnya. Di bawah aturan Robert, mosi perlu diperbantukan dan tidak dapat diamandemen atau diperdebatkan.
Pertemuan dapat ditunda tanpa mosi jika kuorum tidak hadir atau dalam keadaan darurat. Jika hari itu adalah hari libur umum, rapat dapat ditunda hingga hari kerja berikutnya, pada waktu dan tempat yang sama. Rapat yang ditunda akan mengikuti urutan bisnis yang sama dengan pertemuan awal. Dalam sambutan penutup, ketua dapat membahas hari dan waktu untuk pertemuan berikutnya. Dia juga dapat memberikan informasi kontak, mengucapkan terima kasih kepada para peserta dan membuat pengingat menit terakhir. Dalam hal penundaan adalah selama 90 hari atau lebih, setiap peserta akan diberi pemberitahuan tanggal dan tempat.
Menyesuaikan Rapat yang Tidak Formal
Tidak semua rapat bersifat formal; oleh karena itu, tidak semua rapat memerlukan mosi untuk menunda. Rapat penjualan adalah contoh yang baik.Mereka tentu penting, dan semua perwakilan penjualan diharapkan hadir. Tetapi tujuan dari rapat penjualan adalah agar manajer penjualan menyampaikan informasi kepada staf, mungkin memberikan tip dan dorongan, atau untuk memperingatkan mereka yang gagal mencapai tujuan atau gagal menyerahkan dokumen yang diperlukan. Namun, tidak akan ada pemungutan suara selama rapat, karena pendapat manajer penjualan adalah yang terpenting. Setelah melakukan pertemuan di mana satu orang yang bertanggung jawab, akan konyol untuk meminta mosi ditunda. Manajer penjualan dapat bertanya apakah ada pertanyaan, dan setelah menjawabnya, cukup katakan, "Hanya itu yang ingin saya bahas hari ini. Ambil beberapa brosur baru ini saat Anda pergi dan gunakan untuk menjelaskan manfaat luar biasa dari produk hebat ini!"
Rapat di mana manajer berkumpul untuk membahas masalah dan solusi adalah contoh lain. Manajer tidak punya waktu untuk pertemuan formal dengan gerakan dan detik, mereka juga tidak memerlukannya. Mereka tahu tentang pertemuan itu, jadi tidak ada agenda yang diperlukan. Tidak ada yang mengambil menit. Mereka akan terus membahas masalah ini pada pertemuan berikutnya, sehingga secara teknis mereka dapat menunda pertemuan. Tetapi akhir formal pertemuan itu akan terasa canggung dan tidak pantas. Kemungkinannya adalah, rapat akan dijadwalkan untuk waktu yang terbatas, seperti 30 atau 60 menit. Ketika waktunya habis, seseorang akan berkata, "Mari kita bahas diskusi ini bulan depan" sementara yang lain berlari keluar untuk kembali bekerja.
