Mengembangkan sistem manajemen file yang komprehensif untuk restoran Anda membantu Anda mengelola karyawan dan bisnis. Sistem pengarsipan ganda efektif, terutama jika file disimpan secara online. File dapat disimpan di lokasi yang mudah ditemukan, seperti lemari arsip kantor, dan file personel dan keuangan yang sensitif dapat dilindungi. Sistem pengarsipan hard copy fisik harus dipilih berdasarkan volume informasi yang diajukan, sementara sistem pengarsipan online memiliki lebih banyak opsi.
Pilih Sistem Pengarsipan
File yang disimpan online dapat dibagi ke dalam kategori rahasia dan terbuka. Kata sandi melindungi informasi sensitif seperti file keuangan atau karyawan. File yang perlu diakses secara berkala oleh karyawan dapat disimpan dalam folder bersama di bawah judul tertentu seperti vendor, pemasok, dan pemeliharaan. File yang disimpan dalam kabinet dapat diurutkan menurut abjad berdasarkan subjek, atau untuk file volume besar, berdasarkan subjek dengan sub-divisi per kategori. Misalnya, file vendor mungkin memiliki file alfabet tersendiri yang mengidentifikasi nama vendor atau perusahaan mereka.
Keuangan
Mengembangkan sistem pengarsipan yang memungkinkan akses mudah ke laporan keuangan sangat penting untuk operasi sehari-hari serta laporan akuntansi bulanan, triwulanan, dan tahunan serta persiapan akhir tahun dan pajak. Informasi keuangan harus disimpan di lokasi yang aman seperti kotak kunci atau dalam file komputer yang dilindungi kata sandi. Dokumen termasuk hutang dan piutang, penggajian, pinjaman dan jalur kredit, audit internal dan eksternal dan catatan pajak dan penerimaan harian. Kategorikan file dalam garis waktu sehingga yang Anda rujuk secara teratur, seperti catatan penjualan harian, mudah dijangkau, dan yang Anda tinjau secara berkala, seperti laporan triwulanan, ada di bagian belakang kabinet.
Pekerjaan
Atur aplikasi kerja yang kosong dan lengkap, materi orientasi dan pelatihan, jadwal kerja dan akun tertulis dari laporan karyawan, keluhan atau teguran. Yang terakhir ini membantu jika seorang karyawan mengajukan pengaduan sehubungan dengan pemutusan hubungan kerja, diskriminasi atau pelecehan. Jika file karyawan berisi catatan kesehatan dan nomor Jaminan Sosial, kategorikan file dalam urutan numerik dan simpan kunci angka di lokasi yang berbeda.
Vendor
Bagilah file vendor ke dalam kategori makanan, minuman, bir, minuman keras, dan kategori persediaan restoran. Sertakan file individual untuk vendor saat ini dan calon vendor. File harus mencakup salinan kontrak, formulir pemesanan, kwitansi, struktur penetapan harga, jadwal pengiriman, nama kontak, dan nomor telepon. Anda dapat menyimpan file vendor di dekat pintu pengiriman atau di kantor manajer untuk referensi mudah.
Asuransi
File asuransi harus mencakup salinan polis dan nama serta informasi kontak agen asuransi yang mewakili setiap polis. Masukkan bagan pembaruan untuk menunjukkan kapan kebijakan perlu ditinjau. Simpan salinan file asuransi di luar lokasi jika terjadi keadaan darurat.
Bangunan dan Pemeliharaan
Apakah fasilitas restoran dimiliki atau disewa, simpan file untuk catatan pemeliharaan dan perbaikan. Sertakan daftar pembersihan, pembuangan sampah, daur ulang, pemeliharaan umum, pipa ledeng dan penyedia layanan perbaikan listrik. Menyimpan informasi untuk pemeliharaan video game, kotak juke atau mesin penjual otomatis. Sama seperti file vendor, pemeliharaan dan nomor kontak darurat harus ditempatkan di tempat di mana setiap karyawan dapat dengan cepat mengaksesnya, seperti meja nyonya rumah, meja kasir, di belakang bar atau di dapur.
Kesehatan dan keselamatan
Menyimpan file yang dikhususkan untuk dokumentasi kesehatan dan keselamatan. Ini termasuk salinan laporan dan kutipan departemen kesehatan restoran, aturan tertulis tentang tindakan kesehatan karyawan seperti mencuci tangan, menggunakan sarung tangan dan hairnets dan instruksi sanitasi peralatan yang terperinci. Juga termasuk dokumentasi prosedur yang berkaitan dengan penanganan, persiapan, dan penyimpanan makanan. Buat salinan peraturan dan regulasi terkait dan tempelkan di tempat yang tepat di mana karyawan yakin akan melihatnya.
Cedera dan Insiden
Buat file untuk memasukkan laporan cedera karyawan dan terkait pelanggan. Dokumentasikan saksi untuk setiap peristiwa dan berikan sebanyak mungkin detail pendukung, termasuk penyebab cedera, tindakan yang diambil setelah cedera dan hasilnya. Sertakan salinan laporan polisi jika pihak berwenang dipanggil ke restoran untuk alasan apa pun.
