Apakah Anda menjalankan galeri atau menjual karya seni Anda sendiri, faktur mungkin merupakan koneksi terakhir Anda dengan pembeli. Memilih format yang berkoordinasi dengan kop surat Anda dan mendukung citra merek Anda mengubah faktur menjadi alat pemasaran yang meninggalkan kesan baik. Anda dapat menyesuaikan template yang ditemukan dalam pengolah kata dan perangkat lunak faktur khusus, atau buat sendiri. Namun, tata letak Anda harus menghasilkan dokumen yang bersih dan mudah dibaca yang mengelompokkan informasi terkait bersama.
Buat Sistem Penomoran
Kembangkan sistem penomoran pekerjaan atau proyek untuk mengatur informasi klien, melacak pengeluaran, dan mengidentifikasi pekerjaan yang dikirim ke printer, toko bingkai dan vendor lain atas nama klien Anda. Creative Public merekomendasikan sistem yang menggabungkan angka dan deskripsi singkat. Misalnya, 15-003-05-Ceramic-Smith, bisa menjadi proyek ketiga yang Anda miliki pada Mei 2015 untuk klien bernama Smith. Di bawah sistem ini, Anda akan menugaskan 15-067-09-ArtFest untuk proyek ke-67 Anda pada September 2015.
Buat sistem penomoran terpisah untuk mengidentifikasi faktur Anda. Faktur penomoran membuat persiapan pajak akhir tahun dan pelacakan pembayaran menjadi lebih mudah, dan memberikan nomor referensi yang dibutuhkan departemen akuntansi klien. Pilih kombinasi angka berurutan tahun seperti yang disarankan oleh Smashing Magazine, seperti 2015015 untuk faktur ke 15 yang ditulis pada tahun 2015, atau referensi klien plus nomor urut untuk klien itu, seperti TA025, untuk proyek ke-25 Time Advertising dengan Anda.
Tetapkan nomor pekerjaan dan nomor faktur untuk pekerjaan yang ingin ditagih.
Persiapkan Tajuk
Ketikkan kata "INVOICE" di bagian atas halaman, jika template Anda belum memilikinya.
Kelompokkan logo Anda, galeri / nama studio atau nama dan alamat Anda, ditambah informasi kontak utama seperti nomor telepon, alamat email, dan URL situs web Anda bersama dalam satu bagian.
Masukkan informasi klien Anda termasuk nama perusahaan, nama individu yang membeli pekerjaan, serta alamat dan nomor telepon mereka.
Masukkan Detail Transaksi
Luangkan satu bagian di bagian atas halaman untuk mencatat tanggal, nomor faktur, nomor pesanan pembelian klien, jika tersedia dan nomor pekerjaan yang Anda tetapkan untuk pekerjaan tersebut
Tambahkan jumlah yang jatuh tempo dan ketentuan pembayaran Anda, seperti "Hutang Setelah Penerimaan" atau "kanvas berbingkai yang dikirimkan setelah pembayaran diterima," ketika pengiriman bergantung pada pemenuhan jumlah yang jatuh tempo.
Jelaskan hak yang dibeli klien - untuk karya digital - seperti "Hanya sekali pakai. Semua cetak ulang dan hak lainnya dikembalikan ke artis setelah 30 hari." Firma hukum seni Stropheus merekomendasikan untuk mencatat bahwa Anda mempertahankan hak penolakan pertama jika pembeli ingin menjual kembali karya Anda.
Berikan EIN federal Anda - nomor identifikasi pemberi kerja - atau nomor Jaminan Sosial Anda ketika galeri, museum, dan klien korporat memerlukan informasi ini untuk pelaporan pajak.
Buat daftar opsi pembayaran yang Anda tawarkan, seperti cek, PayPal, Square atau kartu kredit, dan berikan detail akun apa pun yang dibutuhkan klien untuk membayar Anda.
Bagian Lengkap untuk Biaya
Mulailah bagian ini dengan frasa seperti "Layanan yang diberikan sebagai berikut:".
Jelaskan tugas dengan cukup detail sehingga uraian akan dipahami oleh orang lain nanti. Misalnya, alih-alih "Seni Pelatihan," tulis "10 ilustrasi pena dan tinta untuk manual servis wheel loader."
Perhatikan struktur biaya Anda baik sebagai flat atau tarif per jam ditambah jumlah dolar yang sesuai. Pastikan untuk memasukkan jumlah jam yang dapat ditagih saat menentukan harga per jam. Tambahkan total biaya materi iklan untuk bagian ini.
Sebutkan segala pengeluaran yang Anda minta penggantian. Sertakan deskripsi yang cukup sehingga klien dapat mencocokkan setiap item baris dengan tanda terima pendukung yang Anda berikan. Tambahkan total untuk kategori pengeluaran.
Tunjukkan setoran atau uang muka yang dilakukan klien.
Perhatikan jumlah total yang jatuh tempo, dikurangi pembayaran yang diterima sampai saat ini. Kutztown University of Pennsylvania merekomendasikan penggunaan angka dan kata-kata, seperti "Total jatuh tempo: $ 750. Tujuh ratus lima puluh dolar."
Ikuti saran Freshbooks dan tambahkan "Terima Kasih untuk Bisnis Anda!" di bagian bawah halaman untuk meningkatkan peluang pembayaran cepat Anda.
Kiat
-
Menggunakan nomor selain 001 untuk faktur pertama Anda menyiratkan bisnis Anda lebih mapan.
Minta klien untuk membayar Anda dengan nama Anda, kecuali Anda memiliki rekening giro bisnis atas nama perusahaan Anda atau rekening "Doing Business As" di bank Anda untuk menghindari masalah cek-pencairan.
