Setiap transaksi yang terjadi dalam suatu organisasi membutuhkan departemen akuntansi untuk mempertimbangkan dampak keuangannya. Akuntan perlu mencatat setiap transaksi dengan dampak keuangan dalam catatan akuntansi. Banyak perusahaan mengeluarkan kartu debit dan kredit kepada karyawan untuk mengurangi penggantian biaya yang diprosesnya. Alih-alih mengganti karyawan, perusahaan membayar tagihan kartu kredit atau menyesuaikan catatannya untuk transaksi debit. Entri akuntansi bervariasi tergantung pada apakah karyawan menggunakan kartu debit atau kredit.
Transaksi Kartu Debit
Bank mengeluarkan kartu debit kepada karyawan perusahaan untuk mengurangi jumlah cek yang perlu dicetak perusahaan. Transaksi kartu debit menghilangkan uang tunai dari rekening bank perusahaan pada saat transaksi terjadi. Karyawan menggunakan kartu debit dengan cara yang sama ia menggunakan kartu kredit saat melakukan pembelian. Bank menerima pemberitahuan elektronik dari transaksi dan mentransfer uang ke vendor untuk membayar transaksi.
Akuntansi Kartu Debet
Ketika seorang karyawan melakukan transaksi menggunakan kartu debit, akuntan perusahaan perlu memperbarui catatan keuangan. Akuntan menghubungi karyawan untuk menentukan untuk apa transaksi itu. Akuntan menggunakan informasi ini untuk menentukan akun pengeluaran mana yang akan digunakan dalam entri akuntansi. Akuntan meningkatkan akun pengeluaran dan mengurangi uang tunai.
Transaksi Kartu Kredit
Bank mengeluarkan kartu kredit kepada karyawan perusahaan untuk mengurangi jumlah laporan pengeluaran yang diajukan oleh karyawan. Transaksi kartu kredit menciptakan kewajiban bagi perusahaan yang meminta perusahaan untuk membayar bank pada akhir periode. Karyawan menggunakan kartu kredit saat melakukan pembelian online, melalui telepon atau secara langsung. Bank menerima pemberitahuan transaksi secara elektronik. Pada akhir periode, bank menambahkan semua transaksi dan mengirimkan tagihan kepada perusahaan.
Akuntansi Kartu Kredit
Ketika seorang karyawan melakukan transaksi menggunakan kartu kredit, ia menyimpan tanda terima dan menulis deskripsi transaksi pada tanda terima. Pada akhir bulan, dia menyerahkan semua kwitansi ke akuntan perusahaan. Akuntan membandingkan kwitansi dengan faktur dan memastikan semua transaksi dicatat. Akuntan menggunakan tanda terima untuk menentukan akun pengeluaran mana yang akan digunakan dalam entri akuntansi. Akuntan meningkatkan akun pengeluaran dan mengurangi uang tunai.
