Kebanyakan orang yang bekerja dibombardir setiap hari dengan email yang tidak ada habisnya. Banyak dari email ini dengan cepat dipindai dan dihapus, bahkan jika mereka bisa dibuka sama sekali. Saat Anda mengirim email bisnis ke kolega, karyawan, atau klien, Anda tidak ingin berakhir di tumpukan kartu buangan. Membiasakan diri Anda dengan format email bisnis dapat membuat perbedaan antara membiarkan email Anda dibaca dan membuangnya di tempat sampah virtual.
Apa Format Email Bisnis?
Format email bisnis adalah praktik yang baik untuk mengirim segala jenis korespondensi atas nama perusahaan Anda. Ini memberikan struktur formal yang membantu Anda menyampaikan pesan dan mendapatkan respons.
Elemen-elemen dari email bisnis meliputi:
- Baris subjek terperinci. Gunakan baris subjek yang mendorong pembaca untuk membuka email Anda. Semakin spesifik Anda, semakin baik. Sertakan beberapa kata tentang apa itu email - Rapat Minggu Depan untuk Membahas Proposal - Daripada kata yang tidak jelas, seperti Halo. Menjadi spesifik membantu mencegah email Anda terperangkap dalam filter spam, sejak awal tidak pernah membuatnya.
- Salam profesional Bagaimana Anda menyapa orang itu tergantung pada hubungan Anda yang sudah ada sebelumnya, jika Anda memilikinya. Jika Anda menjangkau seseorang yang baru atau yang berada di posisi yang lebih senior, layak untuk menggunakan sapaan yang lebih formal seperti Tuan Jones yang terhormat. Jika Anda pernah bekerja dengan orang ini sebelumnya dan memiliki hubungan yang lebih santai, tidak apa-apa menggunakan nama depan orang tersebut, seperti Hai, Kim. Pastikan nama orang tersebut dieja dengan benar, dan alamat emailnya benar.
- Pesan singkat. Badan email bisnis harus langsung dan langsung ke intinya. Orang yang membacanya tidak selalu memiliki banyak waktu, jadi jangan membuatnya terlalu panjang dan terperinci. Gunakan kalimat dan paragraf pendek, dan hanya sertakan informasi terkait. Misalnya, satu atau dua kalimat tentang mengapa Anda ingin bertemu dan waktu yang diusulkan. Ini juga memudahkan orang membaca pesan di ponsel mereka, di mana mereka cenderung membuka email. Pastikan untuk menggunakan format email dasar, meskipun Anda tergoda untuk menggunakan banyak warna atau emoji.
- Tanda tangan. Saat mengirim email bisnis, sebaiknya tutup dengan tanda tangan email. Sertakan nama, jabatan, informasi perusahaan dan kontak Anda. Ini juga dapat menyertakan tautan ke media sosial atau situs web Anda, membuatnya nyaman bagi penerima untuk memiliki akses ke sana. Hanya saja, jangan memasukkan begitu banyak informasi sehingga terlihat berantakan. Tanda tangan Anda dapat diprogram sebelumnya dalam pengaturan email Anda sehingga dimasukkan secara otomatis pada email yang Anda kirim.
Mengapa Anda Harus Tahu Format Email Bisnis
Email bisnis pada dasarnya seperti surat bisnis lainnya, tetapi dikirim secara elektronik. Dan, seperti halnya surat bisnis apa pun, pastikan untuk menggunakan format yang benar sehingga Anda tampil seprofesional mungkin. Anda tidak ingin mengirim email yang terlalu kasual atau tidak pribadi, terutama untuk masalah bisnis yang penting.
Format email bisnis menyediakan struktur mudah yang dapat disesuaikan dengan email bisnis apa pun. Ini dirancang untuk memberi tahu penerima pesan tentang isi pesan dan mendorong mereka untuk membuka email dan membacanya. Format email bisnis juga memungkinkan Anda menjadi formal atau kasual, tergantung pada penerima. Selalu tetap profesional dan ramah di email Anda. Tulis dengan cara yang mendorong penerima untuk membaca pesan Anda dan menanggapi permintaan Anda.
Anda mewakili bisnis Anda dengan setiap email yang Anda kirim. Mempelajari format email bisnis dapat membantu Anda membuat kesan yang baik pada orang-orang yang bekerja dengan Anda dan orang-orang yang Anda sukai.
Contoh Format Email Bisnis
Cara persis Anda memformat email bisnis Anda tergantung pada kepribadian Anda, tentang apa email itu dan kepada siapa Anda mengirimnya. Ikuti format email bisnis dasar ini:
Subjek: Tinjau Rencana Pemasaran Musim Panas
Hai Sam,
Terlampir adalah rencana pemasaran musim panas yang saya kumpulkan. Saya menghargai jika Anda dapat memeriksanya dan memberi tahu saya jika Anda memiliki saran.
Apakah Anda punya waktu untuk membahas ini dengan saya Selasa atau Rabu depan?
Terima kasih,
Jenny
judul, nama perusahaan, dan informasi kontak
Seperti biasa, pastikan untuk meninjau kembali ejaan dan tata bahasa sebelum Anda menekan tombol kirim.
