Pengusaha menerbitkan Formulir W-2 untuk karyawan mereka. Informasi Wajib Pajak ditampilkan di sebelah kiri formulir. Di sebelah kanan adalah kode dan informasi keuangan, dan bagian bawah formulir menampilkan informasi pajak negara bagian dan lokal. W-2 harus dikeluarkan untuk setiap karyawan yang berpenghasilan minimal $ 600 atau memiliki pajak seperti Medicare atau Jaminan Sosial yang dipotong.
Kapan Mereka Harus Diterbitkan
Pengusaha harus mengeluarkan Formulir W-2 kepada karyawan paling lambat 31 Januari. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan, batas waktu adalah hari kerja pertama di bulan Februari. Karyawan harus menerima Formulir W-2 sebelum 14 Februari. Setelah batas waktu itu, Anda dapat meminta bantuan untuk mendapatkan formulir dengan menghubungi IRS di 1-800-829-1040, dengan menyebutkan nama dan alamat Anda, nama dan alamat majikan Anda, nomor identifikasi pemberi kerja, jika diketahui, dan perkiraan upah yang diperoleh, termasuk tanggal kerja dan pajak yang dipotong. Majikan juga harus mengirim salinan W-2 setiap karyawan ke Administrasi Jaminan Sosial pada akhir Februari atau, jika mengajukan secara elektronik, akhir Maret.
Pengajuan Tanpa Formulir W-2
Setelah memanggil IRS untuk mendapatkan bantuan, IRS akan mengirimkan karyawan Formulir 4852, Pengganti untuk Formulir W-2, Pernyataan Upah dan Pajak, dengan instruksi untuk mengisi formulir.Jika W-2 yang hilang tidak diterima pada waktunya untuk mengajukan pajak, Anda dapat menggunakan Formulir 4852 untuk menyelesaikan pengembalian pajak Anda, melampirkan Formulir 4852 untuk pengembalian ketika dikirimkan. Jika Formulir W-2 akhirnya diterima, dan informasinya berbeda dari yang ada di Formulir 4852 yang diajukan, Anda dapat mengajukan Formulir 1040X, Perubahan Pengembalian Pajak Penghasilan Individu A.S..
Sanksi Pengusaha karena Memalsukan Formulir W-2
Pengusaha dapat dikenakan penalti karena memberikan informasi yang salah pada Formulir W-2 atau karena sengaja memberikan informasi palsu. Mengajukan informasi yang salah mungkin semata-mata merupakan hasil dari penyimpanan catatan yang ceroboh seperti memberikan nomor identifikasi wajib pajak yang salah, melaporkan upah yang salah atau pajak yang dipotong, atau gagal mengirimkan formulir kepada karyawan pada waktu yang diharuskan oleh hukum. Hukuman didasarkan pada waktu antara pengarsipan yang benar dan tanggal jatuh tempo pengarsipan asli. Misalnya, jika formulir yang diperbaiki diajukan antara 30 hari setelah tanggal jatuh tempo dan 1 Agustus, hukumannya adalah $ 60 per formulir dengan maksimum $ 500.000 per tahun kecuali jika bisnis tersebut memenuhi syarat sebagai penerimaan bruto tahunan rata-rata usaha kecil untuk tiga sebelumnya tahun $ 5 juta atau kurang - dalam hal ini maksimumnya adalah $ 200.000. Pengajuan penipuan membawa hukuman minimal $ 250 per formulir, dan tidak ada batasan penalti. Mengarsipkan informasi penipuan membuka peluang bagi majikan untuk melakukan gugatan perdata oleh karyawan karena kewajiban pajak karyawan akan didasarkan pada informasi yang diberikan kepada IRS oleh majikan.
Denda Penerima Kerja karena Memberikan Informasi W-2 Palsu
Ketika SPT ditandatangani, wajib pajak menyatakan bahwa informasi yang diberikan benar. Dengan sadar menandatangani pengembalian yang berisi informasi W-2 yang salah, melakukan sumpah palsu dan dapat mengakibatkan hukuman hingga tiga tahun, denda hingga $ 250.000, atau keduanya. Jika tujuan pengajuan informasi yang salah adalah untuk menghindari pajak, seperti tidak termasuk semua pendapatan yang diperoleh sebagaimana didokumentasikan dalam Formulir W-2, wajib pajak dapat dikenai hukuman yang mencakup hukuman penjara hingga lima tahun, denda hingga $ 250.000, atau keduanya.
