Siapa pun yang menjalankan bisnis telah menghadapi tantangan untuk memastikan bahwa karyawan mengambil langkah yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini berlaku terutama untuk perusahaan yang memproduksi produk atau menyediakan layanan, lembaga pemerintah yang harus menegakkan peraturan dan organisasi seperti rumah sakit yang dipercayakan dengan kesehatan pasien. Bagaimana kekhawatiran ini tentang memastikan bahwa karyawan mengikuti langkah yang benar? Mereka menulis prosedur kualitas yang menentukan peran setiap karyawan dalam meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
Mulailah dengan memahami perbedaan antara kualitas internal dan eksternal. Kualitas internal mengacu pada upaya perusahaan untuk lebih baik dalam operasinya, seperti meningkatkan manajemen dan kinerja karyawan. Kualitas eksternal mengacu pada upaya perusahaan untuk mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi.
Fokus pada prosedur penulisan untuk meningkatkan kualitas internal. Tekankan bahwa setiap orang di perusahaan - mulai dari staf pendukung hingga manajer tingkat senior - harus ikut serta. Namun, ingatlah bahwa jika Anda menunjukkan minat yang tulus pada respons karyawan terhadap prosedur baru, Anda cenderung menginspirasi keterlibatan karyawan, yang pada akhirnya meningkatkan moral.
Ambil saran dari Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO), yang telah menerbitkan manual standar kualitas untuk digunakan oleh produsen dan penyedia layanan. Menurut Praxiom Research Group Limited, yang mengartikan standar ISO untuk masyarakat umum, ISO 9004 menyarankan bahwa perusahaan "menciptakan lingkungan sosiokultural yang mendukung peningkatan." Ini berarti bahwa manajer harus menghormati staf pendukung untuk mendapatkan penghargaan sebagai imbalan, perusahaan harus berbagi informasi perusahaan dengan karyawan dan bahwa pengawas dapat mendorong karyawan untuk bekerja lebih baik dengan memberikan contoh yang tepat.
Kembangkan sistem untuk mengukur peningkatan dalam proses kualitas. Sekali lagi, ISO 9004 merekomendasikan agar perusahaan belajar bagaimana mengukur kepuasan pelanggan dan pengembangan profesional karyawan - komponen utama dari sistem manajemen kualitas total.
Pertimbangkan saran yang dibuat oleh GMP, pemimpin dunia dalam praktik manufaktur yang baik, kepada perusahaan yang ingin menulis prosedur kualitas. GMP menyarankan agar manajer memahami setiap pekerjaan sebelum menulis prosedur untuknya. Mereka harus membuat daftar langkah-langkah kunci yang harus diikuti karyawan ketika melakukan pekerjaan khusus mereka.
Tulis prosedur kualitas dalam bahasa sehari-hari. Menurut GMP, "Anda dapat meningkatkan keterbacaan prosedur dengan menggunakan kalimat pendek dan sederhana."
Pelajari cara mengemas prosedur sehingga karyawan akan memperhatikannya. Misalnya, GMP menyarankan Anda mengambil langkah-langkah tambahan untuk merancang halaman yang menarik, daftar isi, indeks, dan visual yang menarik.
Gunakan gambar dalam manual atau instruksi prosedur kualitas Anda. Gambar tidak hanya dapat membuat instruksi Anda lebih mudah dipahami, tetapi juga dapat digunakan untuk menekankan poin-poin penting atau membangkitkan minat karyawan.
