Bisnis, kontraktor individu dan organisasi nirlaba membuat pernyataan kebijakan untuk mengekspresikan pedoman yang mengatur pelaksanaan dan partisipasi dalam layanan mereka. Kebijakan ini menetapkan protokol dan menetapkan parameter yang harus dipatuhi oleh semua yang menandatangani kontrak atau mengunjungi lokasi. Penyusunan kebijakan ini dimulai dengan masukan dari semua entitas organisasi, selain membangun korelasi langsung dengan tujuan perusahaan. Untuk penulis kebijakan, penelitian, persiapan dan keputusan mengenai format dan distribusi mendominasi sebagian besar proses penulisan protokol.
Bersiaplah untuk menulis. Kumpulkan bahan-bahan pencatat, amankan komputer atau pengolah kata yang ditunjuk dan pilih ruang untuk melakukan sebagian besar penulisan. Selain itu, pilih bahasa utama kebijakan atau protokol sambil mempertimbangkan gaya kata dan jenis font untuk dokumen kebijakan.
Lakukan pertemuan dengan personel kunci untuk mendapat masukan tentang pembuatan kebijakan atau dokumen baru. Sebagai contoh, parameter kebijakan keamanan fisik membutuhkan perwakilan sumber daya manusia dan personel keamanan untuk memberikan pandangan mereka tentang persyaratan kebijakan. Ambil risalah rapat untuk digunakan dalam membuat kebijakan atau protokol dari informasi yang dikumpulkan.
Mengevaluasi misi perusahaan atau layanan. Gunakan bahasa dan aplikasi misi perusahaan sebagai panduan untuk keseluruhan nada kebijakan atau protokol. Sebagai contoh, pengulangan perencanaan yang hati-hati dan langkah-langkah pelaporan memegang signifikansi penting bagi pembuat kebijakan dalam komunitas keselamatan industri.
Teliti audiens. Hitung jumlah klien, kontraktor, atau karyawan yang merupakan khalayak utama untuk dokumen kebijakan. Identifikasi lokasi yang terkait dengan pekerjaan atau bisnis dari individu-individu ini untuk menentukan lokasi dan persyaratan distribusi. Selain itu, tinjau deskripsi pekerjaan dan kontrak karyawan untuk kemungkinan inklusi dalam dokumen kebijakan.
Tinjau tata letak fisik tempat kerja atau ruang bisnis. Dokumentasikan dimensi, jalur lalu lintas yang ada, dan area khusus, seperti kamar kecil dan ruang tunggu karyawan, untuk digunakan dalam pembuatan bagian lingkungan dan keselamatan dari dokumen protokol. Hubungi lembaga luar, seperti pemadam kebakaran setempat atau organisasi keselamatan kerja, untuk menentukan persyaratan seperti batas kapasitas maksimum dan perangkat keselamatan kebakaran wajib.
Tinjau dokumen perusahaan yang ada. Kumpulkan semua surat kebijakan perusahaan yang ada, manual protokol sebelumnya, dan dokumen terkait layanan untuk digunakan dalam menyusun dokumen kebijakan dan prosedur baru. Identifikasi informasi yang sudah ketinggalan zaman dan perbarui data penting sesuai kebutuhan. Untuk formulir yang membutuhkan tanda tangan resmi, cari penanda tangan asli atau pengganti atau pengganti yang tepat. Buang data yang usang dengan benar yang mungkin masih mengandung informasi sensitif.
Teliti keamanan dan penggunaan produk. Distributor produk, pengecer atau produsen harus meneliti penggunaan yang tepat dan langkah-langkah keamanan dari produk yang dijual atau diproduksi. Tambahkan informasi ini ke bagian prosedural dari manual kebijakan layanan sambil menyajikan data keselamatan dan darurat. Tambahkan data penanganan dan pembuangan yang aman untuk barang-barang yang ada atau mengandung bahan berbahaya.
Buat banyak format. Versi buku dan elektronik dari kebijakan atau protokol ini memberikan kemudahan bagi para pembaca dokumen. Dokumen kebijakan elektronik memungkinkan pembaca untuk dengan mudah meninjau kebijakan dari berbagai lokasi. Selain itu, buku atau format cetak menyediakan versi fisik untuk peninjauan cepat bila perlu.
