Sebuah memorandum transfer digunakan di banyak industri sebagai dokumen resmi untuk melacak pergerakan orang dan benda. Memorandum ini memiliki beberapa komponen yang disyaratkan setiap industri. Namun, dokumen tersebut diperlengkapi kembali agar sesuai dengan perusahaan yang menggunakannya.
Komponen
Sebuah memorandum transfer selalu memiliki kop surat perusahaan yang mengajukan permintaan transfer. Memo itu juga mencantumkan pihak lain yang terlibat dalam transfer. Sisa dokumen diisi dengan uraian barang yang dikirim atau informasi tentang orang yang meminta transfer. Untuk tujuan asuransi, memo transfer barang juga memiliki ruang untuk penilaian barang yang ditransfer.
Penggunaan
Perpustakaan menggunakan nota transfer untuk mengirim dan menerima buku dari koleksi mereka melalui program pinjaman antar perpustakaan. Rumah sakit menggunakannya untuk mencatat perpindahan pasien dari satu fasilitas ke fasilitas lain. Bahkan pemerintah menggunakan memo ini untuk mentransfer dokumen dan materi. Memo itu membuat bukti di atas kertas transfer dan dapat berguna nanti jika barang hilang atau orang terluka.
Perbedaan
Perbedaan terbesar antara memorandum transfer untuk orang dan barang adalah jumlah informasi yang diperlukan pada masing-masing. Rumah sakit dan universitas memerlukan halaman informasi yang mencakup riwayat medis atau akademik seseorang. Memo item memiliki deskripsi, penilaian, dan informasi tambahan yang sangat sedikit. Orang-orang mentransfer memo juga memiliki penjelasan panjang lebar mengapa transfer diperlukan. Pasien pindahan memiliki lebih banyak informasi di sini daripada siswa.
Pertimbangan
Di mana mereka digunakan, memo transfer adalah dokumen yang diperlukan yang harus disiapkan di atas selembar kertas yang diformat khusus. Mereka sering disertai dengan dokumen lain yang diperlukan yang harus dilengkapi sebelum transfer. Termasuk sertifikat otentikasi, dokumentasi bea cukai, transkrip, dan catatan medis. Kegagalan untuk menyelesaikan memo secara tepat waktu dapat mengakibatkan kegagalan transfer.
