Ukuran absensi biasanya mempertimbangkan jumlah waktu karyawan tidak tersedia untuk bekerja dibandingkan dengan jumlah jam yang tersedia untuk bekerja selama periode studi. Namun, definisi "tidak tersedia" sangat bervariasi, dan beberapa perusahaan memasukkan cuti liburan dan jangka panjang sedangkan yang lain hanya menghitung cuti jangka pendek yang tidak terjadwal. Terlepas dari metode perhitungannya, tidak dapat disangkal bahwa ketidakhadiran memiliki dampak langsung pada produktivitas, hanya karena fakta bahwa karyawan tidak hadir untuk melakukan tugas mereka. Perusahaan juga berteori bahwa ketidakhadiran merupakan masalah mendasar dalam kelompok kerja.
Buat daftar absensi spesifik yang akan Anda sertakan dalam perhitungan. Putuskan apakah akan memantau absensi yang dijadwalkan - seperti liburan - atau hanya jangka pendek, absensi yang tidak dijadwalkan. Tentukan apakah Anda akan menyertakan daun jangka panjang atau terlindungi - seperti yang dicakup oleh Family Medical Leave Act - daun cacat jangka panjang, daun kehamilan atau daun kompensasi pekerja dalam perhitungan.
Kumpulkan data absen dari periode yang telah ditentukan, misalnya satu bulan kalender atau tahun fiskal sebelumnya, misalnya. Di beberapa perusahaan, laporan yang dihasilkan secara otomatis harus tersedia melalui sistem waktu dan kehadiran. Di perusahaan yang lebih kecil - perusahaan yang tidak bergantung pada sistem penggajian yang terkomputerisasi untuk memproses absensi - Anda perlu memverifikasi catatan kehadiran individu dengan penyelia setiap karyawan.
Hitung jumlah rata-rata karyawan pada buku selama periode yang dimaksud. Misalnya, jika Anda meninjau absensi untuk tahun fiskal sebelumnya, hitung berapa banyak karyawan yang tercatat pada bulan pertama setiap bulan. Tambahkan angka-angka itu bersama-sama dan bagi mereka dengan dua belas - jumlah bulan - untuk mendapatkan populasi karyawan rata-rata sepanjang tahun.
Lipat gandakan jumlah rata-rata karyawan (E) dengan jumlah hari kerja (W) atau jam yang tersedia, jika Anda lebih suka memantau ketidakhadiran dalam kenaikan per jam. Tambahkan jumlah total hari - atau jam - hilang karena absen selama periode waktu yang telah ditentukan (A). Bagilah total ini dengan jumlah karyawan dikalikan dengan jam kerja yang tersedia untuk mendapatkan tingkat ketidakhadiran secara keseluruhan, sebagai berikut: A / (E x W).
Lakukan perhitungan absensi untuk berbagai divisi, klasifikasi karyawan atau kantor regional, misalnya. Tindak lanjuti jika tingkat absensi menunjukkan tingkat ketidakhadiran yang sangat tinggi di area tertentu.
Lakukan penghitungan absensi secara teratur dan bandingkan tren dengan hasil sebelumnya untuk menentukan apakah ada perubahan yang signifikan.
Kiat
-
Berikan manajer dan analis SDM definisi lengkap dari setiap jenis cuti. Ini dapat membantu Anda mendapatkan data yang akurat karena semua orang mengerti apa yang sedang dihitung.
Peringatan
Jangan mencoba membandingkan hasil Anda dengan rata-rata organisasi atau industri lain kecuali Anda yakin metode perhitungan dan jenis cuti yang dimasukkan adalah sama. Jika tidak, Anda akan membandingkan dua metrik yang sepenuhnya terpisah dan hasilnya tidak akan berarti.
Ketahuilah bahwa seorang karyawan tunggal dapat secara nyata memelintir hasil, terutama dalam kelompok kerja kecil. Identifikasi - dan pertimbangkan penyaringan - anomali ekstrem.
