Dalam zaman teknologi, proses redundansi, terabyte, gigabytes dan duplikat informasi, manajemen catatan adalah praktik biasa namun kritis yang harus dipecahkan oleh semua organisasi. Semakin sering, pendekatan untuk mempertahankan file data menjadi roti dan mentega dari pengambilan keputusan bisnis yang baik.
Apa yang Dicakup Manajemen Catatan
Manajemen catatan melibatkan banyak bidang pengumpulan data, penyimpanan, dan akhirnya penghancuran yang tepat. Ilmu ini dibagi menjadi beberapa kategori: input dan koleksi, penyimpanan, redundansi dan cadangan, dan pengurangan. Input dan pengumpulan menetapkan protokol bagi karyawan untuk mengikuti bagaimana data dibuat dan sistem pengarsipan yang harus diikuti untuk pengambilan yang mudah nanti. Ini juga menentukan apa yang harus disimpan dan apa yang tidak. Penyimpanan dapat melibatkan hardcopy dan file elektronik dan menetapkan parameter tentang apa artinya penyimpanan diperbolehkan dan apa yang tidak (yaitu hard drive versus folder kertas versus jaringan atau flash drive). Redundansi dan cadangan mencakup pemeliharaan salinan keselamatan dari informasi penting jika terjadi bencana. Dan akhirnya pengurangan menentukan metode yang diijinkan untuk penghancuran dan penghapusan data dari sistem bisnis.
Bantuan Statistik untuk Pengambilan Keputusan
Manajemen catatan memungkinkan pengumpulan statistik yang mudah. Sebagian besar pengambilan keputusan bisnis didasarkan pada analisis tren. Analisis tren dikembangkan dan dibangun berdasarkan pola-pola pencarian informasi dan data serta membuat kesimpulan tentang perilaku pola-pola tersebut. Semakin baik manajemen informasi, tren analisis dan pengetahuan bisnis terkait cenderung semakin baik.
Menghindari Kehilangan Informasi
Komponen kunci lain dari manajemen catatan adalah mencegah kehilangan data. Itu bisa terjadi dengan sangat mudah: file dihapus, folder yang salah robek, karyawan yang buruk keluar dari gedung dengan data sensitif.
Manajemen catatan memastikan bahwa ada proses pencegahan di tempat untuk mengatur dan mengajukan informasi dengan cara yang dilindungi. Kemudian redudansi dimasukkan ke dalam permainan seperti sistem cadangan dan beberapa repositori salinan sehingga jika satu sistem file dihancurkan dapat dengan cepat diganti dengan salinan baru-baru ini. Akhirnya, langkah-langkah keamanan membantu menangkap catatan yang sedang dirusak yang dapat membahayakan kesejahteraan dan kepentingan perusahaan.
Manfaat Organisasi
Manajemen rekaman meningkatkan efisiensi. Data ditemukan lebih cepat, lebih mudah, dan pengambilan keputusan ditingkatkan dengan analisis langsung dan pengambilan informasi. Penyimpanan catatan yang lebih baik mengurangi pemborosan sumber daya. Lebih sedikit ruang kertas dan sistem penyimpanan digunakan saat protokol yang benar diikuti. Penghancuran yang tidak disengaja dan kehilangan permanen dihindari ketika manajemen catatan yang tepat memastikan salinan cadangan terbaru ada. Manajemen catatan juga memelihara jejak kertas untuk membantu mempertahankan tindakan perusahaan selama proses pengadilan. Akhirnya, manajemen arsip membantu menjaga organisasi yang baik ketika berhadapan dengan, merespons, dan melayani klien atau proyek. Dengan menjaga sistem pengumpulan informasi yang terorganisir, data dan informasi berharga dapat diambil ketika dibutuhkan khusus untuk pelanggan atau proyek.
Alih Daya sebagai Opsi
Banyak perusahaan ingin tetap berdedikasi pada spesialisasi inti mereka dan tidak ingin begitu terganggu dengan pemeliharaan sistem data. Dalam keadaan seperti itu, akan sangat bermanfaat untuk menggunakan mitra atau vendor untuk memelihara dan merancang manajemen catatan sehingga perusahaan klien dapat fokus pada bisnis inti mereka. Administrasi hanya bermuara pada membayar untuk layanan yang menjamin informasi yang disimpan dikumpulkan dan dipelihara sebagai klien membutuhkannya untuk pengambilan keputusan. Banyak perusahaan besar telah bergerak ke arah ini menjadi lebih efisien, kadang-kadang outsourcing hanya layanan cadangan dan yang lainnya menyerahkan seluruh sistem rekaman ke vendor untuk manajemen yang lebih baik.
