Sistem manajemen catatan yang berhasil menyimpan catatan dengan aman dan membuat metode organisasi untuk pembuatan, pemeliharaan, penggunaan, dan pembuangan catatan. Pembuatan dan pemutakhiran terus menerus dari pedoman manajemen arsip sangat penting untuk menjaga integritas sistem. Dengan pedoman untuk persyaratan informasi, metode input, jadwal penyimpanan dan cadangan, peraturan keamanan dan pelaporan yang akurat, Anda dapat membuat sistem manajemen catatan yang efektif.
Informasi
Kembangkan pedoman untuk jenis informasi apa yang diinginkan dan perlu disimpan oleh perusahaan Anda. Ini harus mencakup kontrak, file karyawan, dokumen inkorporasi, catatan pelanggan, data peraturan, catatan keuangan, dan informasi terkait lainnya yang diperlukan oleh bisnis. Kompilasi daftar ini dengan berkonsultasi dengan berbagai departemen untuk memastikan kelengkapan dan kepatuhan terhadap setiap kebutuhan fungsional. Tinjau daftar terakhir dengan penasihat hukum perusahaan Anda untuk memverifikasi bahwa informasi yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum termasuk dalam pedoman penyimpanan manajemen catatan Anda.
Metode Input
Rancang metodologi untuk input rekaman untuk setiap jenis rekaman. Rekaman dapat dimasukkan secara manual, diimpor dari sistem pelengkap atau input melalui sistem pemindaian. Metode input ini harus dapat diandalkan dan aman. Untuk pertukaran elektronik, masukkan cek redundansi yang memastikan transfer akurat. Untuk input manual, memulai sistem pemeriksaan kualitas untuk memastikan keakuratan.
Penyimpanan
Tentukan garis waktu penyimpanan untuk setiap jenis catatan yang dimasukkan ke dalam sistem. Garis waktu harus mempertimbangkan kewajiban hukum, kendala dan fungsionalitas sistem data. Untuk catatan yang jarang diakses, pertimbangkan sistem penyimpanan pelengkap yang memungkinkan akses sesekali ke catatan. Catatan-catatan ini dapat dikompres untuk meminimalkan kebutuhan penyimpanan. Menyimpan catatan dari sistem catatan utama Anda memungkinkan catatan yang sering digunakan ditarik lebih cepat. Pedoman manajemen catatan Anda harus mencakup prosedur pencadangan rutin dan lebih disukai penyimpanan duplikat untuk catatan penting di luar lokasi.
Keamanan
Rencana keamanan yang mendalam adalah bagian penting dari rencana manajemen arsip Anda. Kelompokkan rekaman ke dalam kelompok yang dapat diklasifikasikan keamanannya dan berikan akses yang aman dan dilindungi kata sandi ke kelompok karyawan yang tepat. Pengawasan keamanan ini juga harus berlaku untuk siapa pun yang memiliki akses untuk memasukkan data, melakukan pemeliharaan, dan menggunakan atau memusnahkan catatan. Tinjau izin keamanan secara rutin untuk memastikan kepatuhan dengan kewajiban perusahaan dan peraturan. Memasukkan izin keamanan ke dalam prosedur karyawan baru dan menghentikan prosedur karyawan.
Laporan
Pelaporan rutin harus menjadi bagian dari sistem manajemen catatan Anda. Laporan-laporan ini harus mencakup daftar pengguna yang telah mengakses data sensitif, setiap perubahan dalam izin keamanan, pelaporan kesalahan untuk catatan yang tidak lengkap, dan catatan yang dapat dibuang. Tambahkan laporan untuk area data penting apa pun.
