Meskipun hanya perbedaan semantik untuk beberapa orang, industri pada umumnya dan khususnya perusahaan teknologi informasi (TI) membedakan program dan manajemen proyek berdasarkan pada lingkup tanggung jawab, kerangka waktu kegiatan, dan keselarasan dengan tujuan strategis versus taktis. Manajemen program bertahan dan terkait erat dengan tujuan strategis organisasi. Proyek dikelompokkan bersama di bawah program dan biasanya memiliki durasi pendek dan hasil yang spesifik.
Makna
Membedakan manajemen program dari manajemen proyek telah mendapat dukungan selama dekade terakhir sebagai istilah praktis untuk menunjukkan perbedaan dalam prioritas dan tanggung jawab dalam suatu organisasi yang memiliki banyak proyek. Penerimaan perbedaan itu tidak universal dan beberapa organisasi masih menggunakan istilah tersebut secara bergantian.
Fungsi
Menurut IBM Development Works, “manajemen proyek berkaitan dengan alokasi dinamis, pemanfaatan, dan arah sumber daya (baik manusia dan teknis) dan dengan waktu - dalam kaitannya dengan upaya individu dan jadwal pengiriman produk….” Manajer program, di sisi lain, terlibat dalam "menetapkan dan meninjau tujuan, mengoordinasikan kegiatan lintas proyek, dan mengawasi integrasi dan penggunaan kembali produk dan hasil kerja sementara."
Jangka waktu
Proyek memiliki tanggal awal dan akhir yang ditentukan dan berfokus pada pengiriman produk yang dibangun sesuai spesifikasi dalam periode waktu yang singkat. Program bertahan lebih lama dengan bidang tanggung jawab dan minat yang lebih luas.
fitur
Seorang manajer proyek memperhatikan ruang lingkup usaha, anggaran untuk menyelesaikan tugas dan mencapai hasil yang diinginkan, dan waktu yang tersedia untuk berhasil. Manajer proyek secara langsung diinvestasikan dalam alokasi sumber daya untuk tugas-tugas tertentu. Manajer program akan memperhatikan ketersediaan sumber daya di berbagai proyek.
Proyek didasarkan pada rencana, desain, dan jadwal terperinci untuk mencapai tujuan satu kali. Program biasanya dalam lingkup yang lebih luas dan didorong oleh tujuan yang selaras dengan pemikiran strategis seperti meningkatkan efisiensi, meningkatkan pangsa pasar, atau menciptakan lini produk baru. Upaya seluruh organisasi untuk mengubah gaya, perilaku atau fokus berada dalam ranah manajemen program.
Perbedaan umum lainnya adalah bahwa proyek difokuskan pada pencapaian tujuan dalam anggaran yang ditetapkan sementara program dievaluasi terhadap pengembalian investasi. Manajer program seringkali bertanggung jawab atas banyak proyek.
Meskipun agak luas, orang bisa menganggap manajer proyek sebagai yang bertanggung jawab atas produk yang dapat dikirim dan manajer program untuk suatu proses.
Manfaat
Individu perlu memahami kriteria penilaian kinerja pekerjaan mereka. Jika Anda diharapkan menyelesaikan proyek dengan benar, tepat waktu dan sesuai anggaran, maka Anda memiliki panduan yang jelas dalam menetapkan prioritas Anda. Jika, di sisi lain, kinerja Anda diukur dalam konteks pengembalian atas investasi secara keseluruhan, Anda dapat membuat keputusan yang berbeda, menukar antara proyek untuk sumber daya utama, dan Anda akan memiliki prioritas yang berbeda untuk menghabiskan waktu dan upaya Anda.
Membagi tanggung jawab untuk proyek dan program juga membantu individu naik turun rantai manajemen untuk mengetahui orang yang paling tepat untuk penyelesaian konflik dan sumber daya tambahan.
