Bagi banyak bisnis, mengirim dan menerima faks adalah kejadian sehari-hari. Memfaks sangat umum sehingga mudah untuk tergelincir ke dalam komunikasi biasa. Mengikuti beberapa langkah sederhana akan membantu menjaga faks Anda terlihat profesional. Mempraktikkan etiket faks yang tepat akan memastikan bisnis Anda mempertahankan reputasi profesional yang telah Anda bangun dengan susah payah.
Mengirim Faks
Ingat selalu, memfaks dokumen adalah proses bisnis. Karena itu, ingatlah pedoman dasar ini:
-
Selalu sertakan halaman sampul, bebas dari informasi atau karya seni yang tidak perlu. Masukkan pada lembar sampul nama Anda dan informasi kontak, jumlah halaman (termasuk lembar sampul faks), penerima yang dituju dan informasi terkait lainnya. Ingat, penerima faks mungkin bukan satu-satunya yang melihat dokumen, jadi pastikan untuk membuat lembar sampul faks tetap profesional.
-
Setelah mengirim faks Anda, lakukan panggilan tindak lanjut ke penerima. Ini tidak memerlukan diskusi mendalam tentang isi faks tersebut. Anda hanya mengkonfirmasi bahwa faks telah diterima. Sangat tepat dalam percakapan ini untuk memberi tahu orang itu bahwa mereka bebas menelepon Anda dengan pertanyaan tindak lanjut ke materi yang dikirim melalui faks sesuai kenyamanan mereka.
-
Gunakan kebijaksanaan saat mengirim faks informasi sensitif atau rahasia. Jika Anda mengirim informasi yang bersifat pribadi, hubungi terlebih dahulu untuk memberi tahu orang tersebut bahwa Anda mengirim faks sebelumnya. Salah satu cara untuk menghindari masalah ini adalah dengan menggunakan layanan faks online. Layanan ini mengirim faks langsung ke komputer pribadi.
-
Berhati-hatilah dengan mengirimkan materi yang tidak diminta. Setiap orang yang bekerja di kantor tahu betapa menjengkelkannya iklan asuransi kesehatan berbiaya rendah dan potongan harga perjalanan ke Hawaii. Jika Anda memang mengirim faks yang tidak diminta ke pelanggan Anda, lakukan hanya pada kesempatan yang jarang terjadi ketika dibenarkan. Jika Anda mendapatkan permintaan dari penerima yang meminta untuk tidak menerima faks seperti itu, hormati keinginan mereka dan hapus dari daftar Anda.
Menerima Faks
Seperti halnya mengirim faks, ada juga aturan etiket seputar penerimaan faks:
-
Hormati privasi faks rahasia yang diterima. Jangan berbagi informasi pribadi dengan rekan kerja Anda yang dimaksudkan hanya untuk menonton Anda.
-
Jangan biarkan faks sensitif tergeletak di tempat orang lain berpotensi melihatnya. Perlakukan faks seperti yang Anda lakukan pada dokumen rahasia lainnya.
-
Jika Anda menerima kesalahan faks, beri tahu pengirim dengan menelepon mereka. Biasanya, Anda diminta menghancurkan faks yang diterima karena kesalahan.
