Biasanya digunakan di sektor publik, makalah pengarahan adalah dokumen pendek yang mencakup ringkasan masalah tertentu dan tindakan yang disarankan untuk menyertainya. Dalam lingkungan bisnis, makalah pengarahan dapat digunakan oleh asisten eksekutif untuk memberi tahu CEO tentang masalah yang akan dibahas pada rapat dewan berikutnya, misalnya. Dalam hal ini, CEO mungkin ingin mengetahui latar belakang dan konteks masalah dan langkah-langkah selanjutnya sehingga ia dapat mendiskusikan secara spesifik dengan anggota dewan. Jika Anda ingin menulis makalah pengarahan untuk seseorang dalam bisnis Anda, pastikan untuk menyimpannya dengan tepat dan ringkas.
Format dari Briefing Paper
Seperti namanya, makalah pengarahan dimaksudkan untuk menjadi singkat. Secara umum, Anda harus menyimpan kertas di bawah dua halaman agar mudah dibaca dan diserap. Tujuan dari makalah pengarahan adalah untuk memberi tahu penerima tentang masalah yang kompleks, memberikan konteks pada tingkat tinggi dan memasukkan rekomendasi untuk apa yang harus dilakukan selanjutnya. Ini membantunya untuk menyadari sorotan untuk membuat keputusan yang diperlukan atau menyelesaikan tugas terkait. Makalah pengarahan ditulis dalam bahasa yang jelas dan sederhana, dan seringkali menyertakan poin-poin singkat dan bukan paragraf yang padat sehingga mudah untuk dipindai.
Awal Dokumen Pengarahan
Sertakan nama untuk siapa Anda menulis dokumen pengarahan, tanggal saat ini dan subjek catatan pengarahan di bagian atas. Banyak catatan singkat dimulai dengan bagian “Tujuan”, yang digunakan untuk mengidentifikasi alasan catatan tersebut. Ini akan membantu mengingatkan pembaca tentang mengapa informasi ini penting bagi mereka.
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memberi tahu presiden mengenai perincian yang berkaitan dengan insiden polisi di kantor Saint Louis kami pada 3 September. Karena insiden itu telah menjadi berita nasional, presiden dapat menerima pertanyaan dari anggota media.
Bergantian, beberapa catatan pengarahan dimulai dengan bagian "Masalah", di mana Anda dapat memasukkan masalah yang perlu dipecahkan.
Bagian Utama dari Makalah Briefing
Badan makalah pengarahan harus mencakup bagian tentang "Pertimbangan Utama," yang merupakan tempat Anda dapat mencatat konteks atau latar belakang masalah, dan informasi terkait apa pun yang harus diketahui pembaca.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan: Pelakunya bukan, dan tidak pernah menjadi karyawan perusahaan ini. Dia bertindak sendiri, tanpa bantuan dari siapa pun di fasilitas kami. Sementara karyawan membuka pintu aman, mereka melakukannya di bawah paksaan, dan sesuai dengan prosedur keselamatan. Tiga karyawan akan didekorasi oleh departemen kepolisian Saint Louis atas keberanian mereka dalam membantu menaklukkan pelaku.
Selanjutnya, uraikan tindakan yang disarankan di bagian “Langkah Berikutnya”. Di sini, Anda dapat memasukkan kemungkinan hasil dan skenario berdasarkan solusi yang tersedia.
Bantuan dalam Memberi Respons
Beberapa makalah pengarahan juga termasuk "Catatan Berbicara." Di sinilah Anda dapat memasukkan poin-poin spesifik yang harus dibacanya pembaca jika mereka memberikan pidato atau mengadakan pertemuan terkait dengan topik yang dihadapi. Daripada menuliskan pidato yang harus mereka baca, lebih baik untuk memasukkan poin singkat dengan topik yang harus mereka sebutkan. Ini akan membantu mereka menjelaskan masalah ini dengan kata-kata mereka sendiri.
Di akhir makalah pengarahan Anda, sertakan informasi kontak Anda sehingga pembaca dapat dengan mudah menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan.
