Laporan keuangan kepada pemegang saham, rencana pemasaran, dan penilaian kualitas adalah semua contoh laporan yang ditulis untuk bisnis. Laporan singkat sama seperti laporan lainnya tetapi dengan halaman yang lebih sedikit. Ini harus menyatakan tujuan laporan utama, merangkum informasi latar belakang, meninjau alternatif dan merekomendasikan jalan ke depan. Perlakukan laporan sebagai proyek - rencanakan untuk itu, kemudian tulis dengan gaya yang jelas dan sederhana. Pendek itu bagus, karena kemungkinan besar pihak yang sibuk atau tidak tertarik tetapi penting akan membacanya.
Perencanaan
Bertemu dengan atasan untuk memperjelas persyaratan, karena mereka akan menentukan format dan konten laporan. Misalnya, laporan evaluasi proyek tidak akan disusun dengan cara yang sama seperti rencana pemasaran atau laporan keuangan.
Penelitian bahan latar belakang, termasuk dokumen yang diberikan kepada Anda ketika Anda ditugaskan tugas menulis dan materi yang Anda kumpulkan secara independen dari Internet, perpustakaan dan dari pertemuan dan percakapan dengan para pemangku kepentingan (seperti manajer unit bisnis, pemasok dan pelanggan).
Persiapkan templat laporan, termasuk ringkasan eksekutif, pendahuluan, bagian untuk alternatif dan solusi yang diusulkan, rekomendasi, dan kesimpulan.
Konten
Tulis pengantar. Biasanya tidak lebih dari satu paragraf, pengantar harus menyatakan tujuan laporan dan mengidentifikasi masalah utama. Ini harus menjadi panduan untuk sisa laporan tetapi tidak meringkasnya. Misalnya, baris pertama adalah: "Tujuan laporan ini adalah untuk memeriksa solusi untuk masalah kualitas yang sedang berlangsung di fasilitas manufaktur kami," diikuti oleh sinopsis masalah utama.
Merakit isi laporan. Dalam contoh fasilitas manufaktur, bagian dapat mencakup perincian teknis, daftar solusi alternatif bersama dengan analisis biaya-manfaat untuk masing-masing, dan rekomendasi. Rencana bisnis akan memiliki serangkaian bagian yang berbeda, seperti riset pasar, analisis persaingan, dan proyeksi keuangan. Apa pun formatnya, bagian-bagian tersebut harus dalam urutan logis sehingga pembaca tidak perlu membalik-balik untuk mengetahui kontennya.
Akhiri laporan dengan merujuk kembali ke tujuan laporan. Untuk contoh fasilitas manufaktur, kesimpulannya dapat berupa rencana implementasi untuk solusi yang direkomendasikan. Untuk laporan keuangan, kesimpulannya bisa berupa prospek bisnis.
Sebutkan referensi yang dikutip dalam teks dengan mengidentifikasi publikasi asalnya, judul, penulis, dan tanggal. Sebutkan sumber-sumber lain yang relevan di bagian bibliografi atau sumber daya.
Tuliskan ringkasan eksekutif. Dalam sekitar satu atau dua paragraf, rangkum laporan sehingga eksekutif yang sibuk dapat memahami poin-poin utama dan membaca rinciannya nanti. Untuk laporan keuangan, ringkasan eksekutif mungkin hanya tabel yang menunjukkan tren penjualan dan keuntungan utama.
Persiapkan halaman sampul dengan judul laporan, tanggal dan nama serta afiliasi penulis. Sertakan daftar isi untuk laporan yang lebih dari 15 halaman.
Alamat surat pengiriman ke seseorang (manajer atau petugas kontrak), bukan ke departemen. Identifikasi rekomendasi utama dari laporan, berikan informasi kontak Anda dan daftarkan lampirannya.
Kiat
-
Tabel, grafik, dan perhitungan terperinci harus ditempatkan sebagai lampiran, tetapi takeaways utama harus dimasukkan dalam laporan utama.
