Singkat. Jika Anda memikirkannya, ahli bahasa tidak dapat memilih istilah yang lebih baik untuk menggambarkan dokumen bisnis yang merangkum informasi "perlu tahu" untuk eksekutif yang tidak memiliki waktu atau kecenderungan untuk mengarungi disertasi besar-besaran. Jika Anda diminta untuk menyiapkan laporan pengarahan, ingatlah kata-kata "ringkas" dan "empuk" ketika Anda memperkirakan data kunci yang diharapkan bos Anda temukan. Ambil pendekatan dua langkah: berpikirlah seperti penulis ketika Anda menarik data dari laporan, kemudian menjadi editor yang tujuannya adalah menimbang setiap kata untuk dampak sambil membiarkan data penting tetap utuh.
Pahami tujuan laporan pengarahan: eksekutif mencari "produk analisis, bukan analisis itu sendiri", jadi ingatlah ini ketika Anda menyusun laporan eksekutif Anda dari informasi yang ditemukan dalam laporan asal.
Mulailah brief dengan menyatakan masalah / situasi, jelaskan relevansinya dan kemudian ulangi - dengan bahasa yang tepat dan akurat - bukti dan kesimpulan yang terkandung dalam laporan utama. Adopsi piramida terbalik jurnalis untuk menyusun brief Anda. Ekstrapolasi dan komit untuk menulis data paling penting di awal. Tambahkan informasi yang kurang penting dalam urutan menurun untuk membuat isi brief.
Gunakan bahasa Inggris langsung tanpa sensasi, superlatif, dan fluff untuk menyempurnakan brief Anda. Sertakan jadwal, berbagai perspektif karena mereka mendukung atau menyangkal tesis Anda dan menulis segala sesuatu dalam nomenklatur audiens target Anda. Berusaha keras untuk membuat self-mandiri yang singkat, sinopsis yang tidak memerlukan lampiran atau dokumentasi asing untuk menjelaskan poin-poin penting yang dinyatakan dalam laporan asli.
Mempekerjakan header, sub-kepala dan poin-poin untuk membantu eksekutif bergerak dengan mudah melalui laporan pengarahan. Kunjungi kembali paragraf panjang dan potong untuk memperketat kecepatan laporan. Berikan pengukuran atau angka tertentu sehingga tidak ada yang tersisa untuk imajinasi. Verifikasi setiap titik untuk akurasi. Khususnya, jika ada perbedaan dalam data, jelaskan mengapa itu terjadi.
Kirim laporan pengarahan Anda untuk menguji objektivitas untuk memastikan Anda telah menghilangkan bias jika Anda berisiko mempertanyakan data dan kemampuan Anda untuk merumuskan jenis laporan ini dipertanyakan.Kesalahan di sisi hati-hati jika laporan utama dari mana Anda menggambar data tidak memiliki kesimpulan langsung yang tercapai. Sebaliknya, nyatakan bahwa agar tidak ada kesalahpahaman tentang Anda, penulis, telah meninggalkan informasi penting.
Kiat
-
Pastikan untuk membedakan laporan pengarahan Anda dari ringkasan eksekutif, dokumen yang lebih panjang yang dapat mencapai hingga 10 halaman dan termasuk ajakan untuk bertindak yang tidak termasuk dalam tubuh laporan eksekutif.
