Laporan singkat adalah alat yang efektif untuk berkomunikasi dengan manajer umum, yang biasanya merupakan eksekutif yang sibuk. Mereka dapat digunakan untuk melaporkan kemajuan proyek, proyeksi keuangan mingguan atau bulanan, atau laporan operasi produksi. Tidak seperti laporan komprehensif yang membutuhkan penelitian dan perincian luas, laporan singkat hanya memerlukan informasi dasar tetapi yang paling penting. Menulis laporan singkat mengikuti gaya penulisan laporan yang serupa, kecuali bahwa ringkasan, latar belakang, isi, kesimpulan atau rekomendasi singkat.
Kumpulkan data yang terkait dengan proyek yang Anda laporkan. Lakukan ini dengan menggunakan data yang tersedia, seperti laporan keuangan, laporan kelayakan dan survei yang telah dilakukan. Gunakan bahan referensi yang relevan, seperti buku atau informasi dari pihak ketiga yang memiliki informasi, seperti pakar industri sebagai data untuk laporan Anda.
Ketikkan tanggal, nama manajer umum kepada siapa Anda mengirim laporan, nama Anda, tanda tangan Anda dan subjek laporan di sudut kiri atas kertas.
Ringkas isi laporan secara singkat dengan menunjukkan masalah, temuan, kemajuan sejauh ini atau proposal untuk menyelesaikan masalah. Tunjukkan dengan jelas apa yang Anda antisipasi akan menjadi manfaat proyek.
Jelaskan latar belakang dengan menulis sejarah singkat proyek yang sedang berlangsung atau tugas bisnis yang Anda laporkan. Sertakan nama-nama orang yang terlibat dalam tugas atau proyek, seperti anggota tim proyek, pelatih atau pemimpin departemen. Berikan penjelasan lebih lanjut tentang apa tugas atau proyek tersebut.
Tuliskan isi atau isi laporan dengan memasukkan temuan dan data yang dikumpulkan pada Langkah 1. Berikan analisis singkat tentang temuan dan nyatakan apa artinya bagi keseluruhan proyek dan bisnis. Masukkan bagan, kuesioner, survei, dan referensi ke dalam laporan untuk mendukung analisis Anda.
Buat kesimpulan dengan menyatakan secara singkat status proyek atau tugas. Berikan rekomendasi hanya jika manajer umum telah meminta ini. Berikan sekitar dua rekomendasi singkat dan paling penting yang merangkum semua rekomendasi lain yang akan Anda daftarkan dalam laporan yang lebih panjang.
Kiat
-
Meskipun singkat, laporan ini seharusnya tidak meninggalkan pembaca dengan pertanyaan yang tidak terjawab. Berikan semua informasi yang diperlukan dalam bahasa yang jelas dan tepat.
