Prosedur keselamatan ditulis untuk mencegah penyakit dan cedera, dan berfungsi sebagai alat dan pedoman untuk membantu melindungi karyawan. Ketika perusahaan memiliki seperangkat prosedur keselamatan tertulis, karyawan tidak perlu menebak kapan harus menggunakan mesin dengan benar atau protokol yang harus diikuti jika terjadi keadaan darurat. Prosedur keselamatan tertulis membuat orang lain tahu bagaimana mengenali dan menghilangkan bahaya, bagaimana menjaga diri mereka sendiri dan orang lain aman dan apa yang harus dilakukan jika terjadi keadaan darurat.
Ketahui tujuan penulisan Anda. Keselamatan Kerja dan Asuransi menyatakan Anda harus terlebih dahulu mengetahui alasan atau tujuan utama untuk menulis prosedur keselamatan. Alasan yang mungkin termasuk mengurangi jumlah kecelakaan, memberikan instruksi keselamatan tertulis, menurunkan jumlah klaim kompensasi pekerja dan sebagainya.
Kenali audiens Anda dan ketahui siapa yang akan menggunakan prosedur keselamatan. Anda harus tahu apakah Anda menulis prosedur keselamatan untuk karyawan dalam perusahaan, untuk manajemen, perwakilan serikat pekerja atau regulator federal. Setelah Anda mengetahui rincian ini, Anda dapat menulis prosedur keselamatan dengan cara yang dirancang khusus untuk audiens.
Tentukan format prosedur keselamatan yang memungkinkan karyawan menemukan informasi keselamatan dengan cepat. Keselamatan dan Asuransi Tenaga Kerja merekomendasikan penggunaan kertas 8,5 kali 11 inci yang dapat dilubangi dan dimasukkan ke dalam binder.
Buat garis besar. Tuliskan poin-poin keselamatan paling penting dalam urutan logis sehingga Anda dapat mengatur pikiran Anda. OSHA menyatakan rencana yang terorganisasi dengan baik mengarah pada tindakan yang tepat dan menghilangkan kebingungan, kerusakan properti, dan cedera.
Tulis pengantar singkat. Pendahuluan menjelaskan tujuan prosedur dan orang yang bertanggung jawab untuk menegakkannya.
Tulis langkah-langkah prosedur secara berurutan. Dengan menggunakan garis besar Anda sebagai panduan, tulis langkah-langkah prosedur keselamatan dengan cara yang jelas dan ringkas. Gunakan kata kerja present tense, seolah-olah Anda sedang berbicara dengan seseorang yang melakukan prosedur pada saat yang sama. Keselamatan dan Asuransi Tenaga Kerja menyarankan Anda untuk mempersingkat kalimat dan paragraf, menggunakan ilustrasi dengan contoh, menghindari jargon dan menulis dengan nada suara yang positif.
Bagilah prosedur keselamatan komprehensif. Jika Anda menulis prosedur keselamatan yang panjangnya lebih dari beberapa halaman, seperti rencana evakuasi darurat, bagilah teks menjadi beberapa prosedur dan bagian yang lebih pendek.
Edit tulisan Anda. Pastikan ejaan dan tata bahasa Anda benar, dan bahwa kata pengantar Anda, langkah-langkah prosedur keselamatan, dan ringkasan semuanya cocok. Gunakan bantuan rekan kerja untuk menguji apa yang Anda tulis untuk memastikan prosedur keselamatan jelas, mudah dipahami dan tidak melewatkan langkah penting apa pun.
Kiat
-
Tuliskan nama perusahaan, manual, judul prosedur dan nama bagian (jika ada) di bagian atas setiap halaman.
Selalu beri nomor prosedur Anda.
Tulis nomor halaman dengan cara berikut: "Halaman 1 dari (jumlah halaman total)."
