Program keselamatan yang mencakup kebijakan dan prosedur yang terdokumentasi menyelamatkan karyawan dari kecelakaan dan menghemat uang perusahaan. Menurut penasihat keselamatan utama, Mark Steinhofer di Safety Management Group, tingkat cedera dan penyakit karyawan menurun sebesar 20 persen dan perusahaan melihat pengembalian investasi sebesar $ 4 hingga $ 6 untuk uang yang dihabiskan untuk program keselamatan. Tulis memo dan dokumen keselamatan yang mengikuti pedoman Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan ditujukan pada karyawan dengan pelatihan dan kredensial yang tepat.
Pengusaha Terikat Mematuhi
OSHA mengharuskan pengusaha untuk memberikan pedoman keselamatan bagi semua karyawan yang melakukan pekerjaan yang bisa berbahaya. Pemilik usaha kecil, petugas kepatuhan keselamatan, profesional sumber daya manusia, direktur pelatihan atau karyawan lain yang ditunjuk dengan pengawasan dan keselamatan karyawan bertanggung jawab untuk menulis memo keselamatan dan membagikannya kepada anggota staf yang tepat. Sebagai contoh, seorang mandor mungkin bertanggung jawab untuk menyebarkan memo tentang persyaratan untuk mengenakan topi keras di area tertentu.
Karyawan Menerima Pesan Keselamatan yang Tepat
Memo keselamatan harus dirancang untuk menargetkan karyawan yang tepat yang akan memahami dan dipengaruhi oleh peraturan keselamatan. Ketidaktahuan tentang bagaimana suatu pekerjaan seharusnya dilakukan bukan alasan untuk kurangnya keamanan, menurut OSHA. Adalah tanggung jawab pengusaha untuk melatih pekerja yang tidak memiliki sertifikasi atau pelatihan yang benar dalam pekerjaan yang berisiko. Sumber daya manusia dapat menyusun daftar jabatan pekerjaan karyawan, misalnya, yang mencakup tingkat aksesnya, seperti "hanya operator derek bersertifikat yang boleh memasuki pekarangan saat mesin sedang digunakan." Pesan ini bisa keluar dalam memo dan diposting di area kerja.
Konten Memo Diperiksa Terhadap Protokol Perusahaan
Pengusaha dan manajer yang membuat memo keselamatan harus membandingkan konten dokumen dengan daftar periksa perusahaan yang menentukan persyaratan inti dalam dokumentasi keselamatan. Jika, misalnya, putusan OSHA baru diturunkan, memo itu harus secara eksplisit mengutip persyaratan, dan manajer harus memeriksa kata-katanya untuk memastikan akurasinya. Arahan baru yang diturunkan dari dewan direksi atau komisi keselamatan harus mengikuti daftar periksa yang disediakan oleh pembuat peraturan. Memo harus mencakup instruksi bagi karyawan untuk memberikan umpan balik untuk memastikan mereka memahami arahan. Memo dapat menyertakan nama-nama mereka yang perlu membacanya, dengan persyaratan bahwa setiap karyawan yang ditunjuk akan memilih namanya.
Kegagalan Mematuhi Denda
Pengusaha dapat menghadapi denda yang keras dari OSHA jika mereka gagal memberikan aturan dan peraturan keselamatan yang jelas kepada karyawan. Pengusaha yang dianggap tidak memedulikan keselamatan karyawan dengan tidak mematuhi arahan OSHA dapat didenda hingga $ 70.000 per pelanggaran. Gagal memasang memo keselamatan dan peraturan OSHA juga dapat menyebabkan denda. Setelah seorang majikan telah dikutip karena pelanggaran peraturan keselamatan, majikan juga harus memposting salinan pelanggaran itu di depan umum selama tiga hari atau sampai masalahnya telah diperbaiki. Selain itu, semua memo dan materi pelatihan juga harus dibuat tersedia bagi karyawan dalam bahasa yang dapat mereka pahami. Pengusaha mungkin memiliki pelanggaran yang diterjemahkan, misalnya, dan memposting salinan pelanggaran secara langsung dalam bahasa Inggris, Spanyol, Arab, dan lainnya. bahasa lain yang digunakan karyawan untuk menghindari denda tambahan. Terserah sumber daya manusia atau manajer perekrutan untuk menerjemahkan dan memberikan semua memo pelatihan dan manual dalam bahasa yang diucapkan oleh karyawan juga.
