Banyak organisasi memiliki masalah, dan untuk menulis memo tentang penyelesaian masalah Anda harus mengikuti langkah-langkah spesifik.. Sebelum Anda dapat menulis memo, Anda memerlukan semua informasi yang berkaitan dengan masalah serta orang-orang yang terlibat. Terkadang menyelesaikan masalah adalah masalah meningkatkan komunikasi.
Tentukan atau tentukan masalahnya. Memo Anda harus dimulai dengan pernyataan masalah. Ini adalah ringkasan singkat tentang apa masalahnya. Pastikan Anda memasukkan informasi ini dalam bentuk yang sesederhana mungkin sehingga semua orang yang terlibat akan memahami masalahnya.
Cari tahu kemungkinan penyebab masalahnya. Rencana tindakan Anda dapat diarahkan untuk menghilangkan penyebabnya.
Tuliskan siapa dan apa yang dipengaruhi oleh masalah tersebut. Buat daftar semua orang dan departemen yang terkena dampak dan jelaskan caranya. Misalnya, sistem komputer yang tidak memadai akan memengaruhi departemen layanan pelanggan karena tidak akan dapat menerima panggilan dengan cepat. Ini dapat mengurangi profitabilitas perusahaan karena layanan pelanggan yang buruk dapat menyebabkan hilangnya pangsa pasar.
Buatlah daftar solusi yang mungkin untuk masalah tersebut. Salah satu solusinya bisa berupa peningkatan lengkap ke sistem komputer. Solusi lain yang mungkin adalah mempekerjakan lebih banyak perwakilan layanan pelanggan untuk menangani kelebihan panggilan karena sistem yang buruk. Tuliskan sebanyak mungkin solusi untuk masalah yang Anda bisa temukan.
Rekomendasikan solusi terbaik. Jelaskan mengapa metode yang Anda pilih adalah yang terbaik. Tentukan siapa yang akan membantu mengimplementasikannya. Rekomendasi Anda harus mencakup biaya yang akan dikeluarkan. Pastikan solusinya memiliki waktu mulai dan waktu berakhir. Buat garis besar individu atau departemen yang akan berpartisipasi dalam solusi.
