Sistem dan prosedur sangat penting untuk keberhasilan menjalankan bisnis. Menurut Michael Gerber, konsultan bisnis dan penulis panduan bisnis penjualan terbaik "The E-Myth," bisnis yang digerakkan sistem menghemat waktu, menyebabkan lebih sedikit stres dan menghasilkan lebih banyak uang daripada bisnis yang didorong oleh kata dan instruksi pemilik. Membuat prosedur kantor adalah latihan dalam logika dan organisasi, paling baik dilakukan dalam urutan langkah-demi-langkah.
Tentukan ruang lingkup prosedur, persis apa yang ingin dicapai oleh prosedur. Perinciannya cukup masuk akal, tapi jangan terlalu banyak. Misalnya, Anda memerlukan prosedur untuk menangani surat masuk yang berbeda dari prosedur untuk menangani surat keluar. Anda tidak memerlukan prosedur lain untuk surat sampah, tagihan, majalah, dan surat pribadi. Subkategori tersebut dapat dimasukkan ke dalam judul umum yang sama.
Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan prosedur dilakukan, termasuk tenggat waktu atau batas waktu yang terkait dengan proses. Orang yang bertanggung jawab tidak harus melakukannya secara pribadi, tetapi harus memeriksa dengan delegasi yang ditugaskan untuk memastikan penyelesaian dan memeriksa kualitas. Definisi ini paling baik diberikan pada judul daripada seseorang, bahkan jika Anda tahu siapa yang akan melakukan pekerjaan itu sekarang.
Buat daftar tugas individu yang melekat dalam proses ini. Masukkan mereka dalam urutan kronologis.
Tulis deskripsi masing-masing tugas, termasuk batas waktu yang wajar, alat yang diperlukan dan tindakan dasar yang diperlukan. Sertakan "kondisi penyelesaian" - seperti apa tugas itu saat selesai. Status penyelesaian sangat penting untuk memeriksa pekerjaan dan menilai kinerja karyawan.
Tuliskan konsekuensi dari kegagalan untuk menyelesaikan tugas dalam kerangka waktu yang diberikan. Ini termasuk tindakan disipliner untuk karyawan dan rencana darurat untuk masalah yang timbul dari kegagalan.
