Bahkan di kantor satu orang, pengorganisasian prosedur kantor sangat penting untuk operasi bisnis yang efisien. Membuat seperangkat prosedur yang terorganisir membuat menjalankan bisnis lebih mudah dan mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk tugas-tugas overhead seperti pengarsipan, pembelian dan melakukan dokumen dasar.
Item yang Anda butuhkan
-
Perangkat lunak pengolah kata
-
Printer
-
Pengikat tiga cincin
Buat daftar prosedur yang perlu diatur. Pastikan Anda membuat daftar semua prosedur kantor yang Anda antisipasi di masa depan, meskipun jarang dilakukan.
Tentukan orang yang saat ini bertanggung jawab untuk setiap prosedur kantor. Jika lebih dari satu orang yang bertanggung jawab, identifikasi orang yang melakukan prosedur yang paling efektif, atau siapa yang paling pandai dalam menggambarkan prosedur.
Minta agar setiap orang menuliskan deskripsi terperinci tentang bagaimana mereka melakukan setiap prosedur kantor. Pastikan bahwa setiap orang mengikuti langkah demi langkah, format yang jelas dengan memberikan templat atau sampel tentang bagaimana masing-masing deskripsi prosedur kantor harus ditulis. Meminta agar setiap orang memberikan salinan deskripsi mereka dalam format dokumen pengolah kata yang umum.
Gabungkan semua deskripsi prosedur kantor ke dalam satu dokumen induk, yang disusun dalam beberapa bab berdasarkan fungsi. Misalnya, kelompokkan semua prosedur akuntansi ke dalam satu bab, semua prosedur pengiriman ke dalam bab lain.
Cetak dokumen lengkap dan sediakan setidaknya satu pengikat tiga cincin dengan semua prosedur kantor kepada staf Anda. Berikan masing-masing anggota staf dengan dokumen terpisah, yang mencakup semua prosedur kantor yang menjadi tanggung jawab mereka, dan pastikan bahwa semua staf membaca dokumen yang berkaitan dengan prosedur kantor yang mereka lakukan secara rutin.
