Menjaga lingkungan bisnis tetap terorganisir adalah komponen kunci untuk perusahaan yang sukses. Prosedur kantor adalah pedoman untuk lingkungan yang terorganisir.Dengan mengikuti langkah-langkah terperinci untuk menyiapkan prosedur kantor, tim Anda dapat fokus pada bisnis daripada barang yang membawa Anda pergi.
Tinjau prosedur saat ini. Memahami prosedur saat ini menciptakan garis dasar untuk perubahan. Jika tidak ada prosedur yang ditetapkan, pengamatan prosedur penulisan adalah langkah pertama yang baik.
Kumpulkan umpan balik dari karyawan. Setelah prosedur kantor dasar Anda ditangkap, kumpulkan umpan balik lebih lanjut dari rekan kerja. Tanyakan kepada mereka, "Apa yang harus diubah? Apa yang bisa berubah? Apakah urutan prosedur kantor sudah benar?"
Identifikasi prosedur mana yang berfungsi. Mengetahui apa yang akan membantu akan membantu Anda fokus pada prosedur yang tidak berhasil.
Identifikasi prosedur mana yang tidak berfungsi. Sorot bidang-bidang perbaikan, sehingga rekomendasi dapat dikerjakan.
Rekomendasikan perubahan pada prosedur yang tidak berfungsi. Gunakan daftar dari langkah di atas dan bertemu dengan karyawan lain untuk mengajukan rekomendasi untuk perubahan pada prosedur yang tidak berfungsi.
Tentukan langkah-langkah prosedur kantor secara rinci. Sekarang Anda memiliki daftar prosedur yang berfungsi dan merekomendasikan solusi untuk yang tidak, tuliskan secara detail. Fokus pada bagaimana satu proses terhubung dengan yang lain.
Publikasikan prosedur kantor kepada karyawan. Dokumentasi terperinci harus dibagikan dengan semua karyawan sehingga semua orang dapat menggunakan prosedur kantor.
Kiat
-
Prosedur kantor sebaiknya diterbitkan dengan manual pelatihan, sesi tanya jawab dan dokumen "pertanyaan umum". Jangan pernah menganggap suatu proses bekerja. Terus pantau untuk peningkatan yang berkelanjutan.
Peringatan
Prosedur kantor terkadang dipandang sebagai hambatan untuk menyelesaikan bisnis, sehingga beberapa karyawan mungkin keras kepala untuk berubah. Fokus pada manfaat proses kantor.
