Dari waktu ke waktu, pekerja mungkin perlu menyegarkan ingatan mereka tentang cara melakukan tugas-tugas tertentu. Demikian juga, karyawan baru di suatu organisasi akan ingin mempelajari tali secepat mungkin tanpa harus terus mengganggu pengawas atau rekan kerja dengan pertanyaan yang tak terhitung jumlahnya. Manual prosedur kantor menyelesaikan kedua tujuan ini sambil memberikan protokol tertulis dan ekspektasi kinerja yang selanjutnya dapat dirujuk dalam penilaian karyawan dan dokumentasi untuk tindakan disipliner.
Identifikasi tujuan dan ruang lingkup manual kantor yang ingin Anda kembangkan. Isi manual kantor umumnya terbagi dalam dua kategori: (1) bagaimana berinteraksi dengan orang-orang dan (2) bagaimana melakukan tugas-tugas tertentu termasuk pengoperasian peralatan yang diperlukan untuk membuat, mengelola, dan mengirimkan barang dan jasa. Manual kantor juga sering menyertakan bagan organisasi, direktori sumber daya dan formulir sampel. Kompleksitas manual kantor didasarkan pada siapa target pengguna akan. Jika, misalnya, konten terkait dengan hubungan pelanggan dan cara memproses keluhan, tidak masuk akal untuk memasukkan bab tentang bagaimana forklift beroperasi atau bagaimana menangani bahan berbahaya.
Tentukan format presentasi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Sementara manual kantor biasanya dianggap sebagai pedoman yang dicetak di atas kertas dan ditempatkan dalam binder tiga cincin dengan tab pembagi subjek, teknologi telah membuka pintu bagi metode penyampaian informasi yang lebih menarik - dan juga lebih ekonomis. Pertimbangkan, misalnya, apakah manual prosedur online akan membuat lebih mudah dan lebih cepat bagi karyawan untuk mengakses informasi dengan memasukkan kata kunci. Format elektronik mungkin juga memfasilitasi proses memperbarui dan merevisi konten serta memasukkan konten audio dan demonstrasi video untuk meningkatkan pembelajaran.
Buat daftar semua topik bab yang ingin Anda atasi manual Anda. Jika, misalnya, Anda memutuskan untuk menulis panduan tentang cara mengoperasikan berbagai peralatan kantor, Anda akan mengidentifikasi masing-masing bagian untuk komputer, mesin faks, sistem telepon, microfiche, mesin fotokopi, sistem perekaman, meter ongkos kirim dan perangkat penyusun. Putuskan apakah Anda akan menulis sendiri semua konten atau menugaskan draf pertama dari setiap bagian kepada individu yang fasih dalam materi pelajaran.
Atur langkah-langkah prosedural dari konsep yang paling sederhana hingga yang lebih rumit. Pertimbangkan apakah penyertaan foto, gambar, tabel atau grafik lainnya akan menambah pemahaman pengguna tentang materi tersebut. Berikan glosarium akronim dan terminologi khusus tugas. Jika praktis, berikan contoh cara mengisi pesanan, permintaan biaya perjalanan, permintaan liburan, lembar waktu, kwitansi pelanggan, dan formulir lain yang digunakan oleh perusahaan.
Tetapkan kerangka waktu untuk menyelesaikan setiap bagian dari manual baru. Jika perlu, jadwalkan blok waktu setiap hari untuk meneliti, menulis, meninjau, dan mengumpulkan konten.
Apakah konten ditinjau oleh personel SDM dan staf hukum sebelum disebarluaskan untuk memastikan bahasanya jelas, tidak berantakan, dan konsisten dengan mandat dan peraturan negara bagian dan federal. Berikan masing-masing penerima buku pedoman selembar tanda yang menunjukkan persetujuan mereka untuk membaca materi dan mematuhi arahannya.
Kiat
-
Manual kantor harus selalu dianggap sebagai pekerjaan yang sedang berjalan dan, dengan demikian, ditinjau secara berkelanjutan untuk memastikan bahwa konten merupakan refleksi akurat dari prosedur yang diikuti dan peralatan yang digunakan untuk melakukan tugas-tugas tersebut.
