Suatu prosedur seperti resep - seperangkat instruksi yang dengan jelas menyatakan siapa yang melakukan sesuatu, kapan harus dilakukan, bagaimana itu dilakukan dan apa hasilnya seharusnya. Sebutkan setiap langkah dalam urutan yang harus diselesaikan. Kompilasi beberapa prosedur dalam manual yang diorganisasikan oleh deskripsi pekerjaan, departemen, fungsi, atau pesanan apa pun yang membuat informasi paling mudah diakses oleh pengguna manual. Jangan bingung kebijakan dengan prosedur. Kebijakan adalah aturan atau pernyataan posisi; prosedur adalah apa yang orang ikuti untuk melaksanakan kebijakan.
Item yang Anda butuhkan
-
Dokumentasi yang ada yang mungkin menjadi materi sumber
-
Para ahli materi pelajaran yang tahu bagaimana melakukan prosedur
Putuskan prosedur mana yang harus didokumentasikan. Dua metode untuk memilih konten manual Anda adalah dengan mensurvei pengguna manual potensial untuk mengetahui tugas-tugas yang perlu diklarifikasi atau informasi lebih lanjut, atau Anda dapat memilih untuk membuat daftar masalah operasional yang dapat Anda selesaikan dengan prosedur yang jelas.
Mengumpulkan informasi. Seseorang yang sudah melakukan tugas adalah sumber daya terbaik Anda kecuali jika Anda membuat prosedur dari awal. Saksikan orang itu melakukan tugas dan membuat catatan, atau minta orang tersebut untuk menuliskan untuk Anda semua langkah yang terlibat dalam tugas tersebut, serta tips atau peringatan yang dipelajari melalui pengalaman.
Tetapkan tata letak manual Anda. Format dua kolom membuat prosedur menjadi jelas dan mudah dibaca. Beri judul pada setiap halaman dengan nama prosedur, dan letakkan di bawah judul daftar atau paragraf dari setiap fakta yang tidak termasuk dalam satu langkah, seperti seberapa sering prosedur dilakukan dan tip atau peringatan. Prosedur harus mengikuti setelah itu dalam tabel dua kolom.
Tulis konsep kasar. Di kolom kiri, daftar orang yang bertanggung jawab untuk prosedur ini. Di kolom kanan, daftar sesuai urutan langkah yang dilakukan orang. Jika prosedur ini melibatkan banyak orang, mereka semua harus dapat dengan jelas melihat di mana mereka cocok dalam proses dan apa yang harus mereka lakukan.
Uji prosedurnya. Buat seseorang yang tidak terbiasa dengan prosedur untuk mengikuti mereka dari draft. Penting untuk menggunakan seseorang yang tidak berpengalaman, sehingga orang itu tidak akan mengambil jalan pintas kebiasaan atau mengabaikan poin yang tidak jelas yang tidak akan dimengerti oleh pembaca lain.
Merevisi draft. Klarifikasi, tambahkan, hapus, dan atur ulang langkah-langkah hingga prosedur dapat diikuti oleh siapa pun yang membaca manual.
Publikasikan manual. Sertakan daftar isi sehingga pembaca dapat dengan cepat menemukan prosedur. Tambahkan glosarium yang mendefinisikan istilah apa pun yang tidak umum atau spesifik untuk industri Anda.
Kiat
-
Jangan gunakan variasi kata yang elegan untuk menghidupkan tulisan. "Widget" adalah widget setiap kali, bukan "item" atau "perangkat." Menggambarkan hal-hal secara konsisten mungkin berulang, tetapi meningkatkan kejelasan bagi pembaca.
