Prosedur pengendalian internal digunakan untuk mencegah penipuan, dan sangat penting bagi setiap organisasi yang dikelola dengan baik. Sistem semacam itu memisahkan tugas antara karyawan dalam suatu organisasi. Penting untuk memiliki manual prosedur pengendalian internal. Karyawan menggunakannya sebagai referensi ketika prosedur atau tugas dipertanyakan. Informasi yang terkandung dalam manual prosedur pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan, tetapi prosedur untuk menulis satu adalah sama.
Tulis ikhtisar dan daftar isi. Tinjauan singkat menjelaskan tanggung jawab fiskal, yang mencakup konsep dan komponen kontrol internal. Daftar isi dimulai dengan Pemisahan Tugas. Isi yang biasanya mengikuti adalah: Ulasan, Rekonsiliasi, Persetujuan, Aset, Pencairan, Sumber Daya Manusia, Pembelian dan Kontak.
Lengkapi bagian Pemisahan Tugas. Uraikan perincian tentang pemisahan tugas untuk hal-hal seperti karyawan yang menerima dan memposting pembayaran, sebagai lawan pembayaran setoran. Pemisahan penting lainnya adalah bahwa jika satu karyawan adalah penerima pembayaran, karyawan lain melakukan check out.
Tentukan prosedur untuk dua bagian berikutnya, Ulasan dan Rekonsiliasi. Ulasan adalah prosedur yang ditetapkan untuk secara rutin melakukan penyelidikan anggaran, memeriksa transaksi dan menyelidiki aktivitas yang tidak biasa. Bagian Rekonsiliasi berisi prosedur seperti membandingkan set data untuk memastikan akurasi, melihat perbedaan dan mengambil tindakan. Ini juga termasuk secara khusus menguraikan bahwa seorang karyawan yang memasuki transaksi tidak merekonsiliasi rekening bank mana pun.
Lengkapi bagian Persetujuan, Aset, dan Distribusi. Bagian Persetujuan menyatakan bahwa karyawan memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi. Wewenang hanya diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab dengan pengetahuan terperinci tentang perusahaan. Bagian Aset mencantumkan semua jenis aset dalam organisasi. Di bawah setiap kategori aset, prosedur khusus diuraikan merinci bagaimana aset ditangani dan dipantau. Bagian Distribusi merinci kebijakan dan prosedur perusahaan dalam mendistribusikan uang, termasuk pembayaran gaji.
Lengkapi manual ini dengan menyelesaikan tiga bagian terakhir: Sumber Daya Manusia, Pembelian dan Kontak. Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) merinci instruksi untuk karyawan SDM tentang bagaimana informasi karyawan ditangani. Bagian Pembelian menjelaskan prosedur pembelian perusahaan. Terakhir, bagian Kontak mencantumkan orang-orang di perusahaan yang dapat dihubungi karyawan ketika ada pertanyaan atau masalah.
