Bagi banyak bisnis, inventaris merupakan aset fisik terbesar yang dimiliki perusahaan. Bisnis-bisnis ini menyimpan inventaris mereka di gudang sampai mereka membutuhkannya dalam produksi atau untuk dikirimkan ke pelanggan. Personel gudang menangani proses penerimaan ketika persediaan datang dari vendor. Personil gudang juga mengelola pengiriman pesanan yang telah selesai kepada pelanggan. Gudang bergantung pada kontrol internal untuk memastikan inventaris dicatat secara akurat dan disimpan dengan aman.
Penomoran Berurutan
Prosedur pengendalian internal termasuk menggunakan penomoran berurutan untuk semua dokumen penerima, dokumen pengiriman dan dokumentasi transfer gudang. Penomoran berurutan mensyaratkan bahwa setiap jenis dokumen termasuk sistem penomoran, dan setiap bentuk diberi nomor secara berurutan. Ini memungkinkan gudang untuk menghitung setiap formulir independen menggunakan nomor formulir. Jika ada halaman yang hilang, petugas gudang dapat mengidentifikasi halaman tertentu berdasarkan nomor yang hilang.
Kamera Video
Prosedur pengendalian internal juga melibatkan penggunaan kamera video di seluruh gudang. Kamera video memantau semua aktivitas yang terjadi di dalam gudang, dan semua pergerakan terkait inventaris. Jika inventaris hilang, perusahaan meninjau rekaman video. Setiap transfer inventaris yang tidak sah muncul pada rekaman video dan memberikan bukti kejadian aktual.
Pemisahan tugas
Prosedur pengendalian internal di gudang juga memasukkan pemisahan tanggung jawab gudang. Setiap aktivitas yang terjadi di gudang membutuhkan beberapa karyawan untuk menyelesaikan langkah-langkah individual. Misalnya, ketika sebuah gudang menerima persediaan, satu karyawan mendokumentasikan jumlah dan produk yang diterima, sementara yang lain memasukkan informasi itu ke dalam sistem komputer. Karyawan ketiga mungkin membandingkan angka-angka ini dengan slip kemasan dari vendor.
Audit Persediaan Fisik
Audit inventaris fisik merupakan prosedur pengendalian internal yang dilakukan setidaknya satu kali per tahun. Staf gudang menghitung secara fisik setiap item persediaan, membuat catatan jumlah aktual masing-masing. Audit inventaris fisik melibatkan membawa personel non-gudang untuk menghitung ulang inventaris. Karyawan membandingkan jumlah persediaan kedua dengan yang pertama dan mengidentifikasi perbedaan apa pun. Kelompok karyawan lain menceritakan inventaris dengan perbedaan untuk menentukan jumlah akhir. Setelah jumlah persediaan akhir ditentukan, jumlah sistem disesuaikan untuk sama dengan jumlah dari audit.
