Kontrol internal adalah ulasan, prosedur, atau pedoman untuk melindungi dan menjaga informasi bisnis dan keuangan perusahaan. Pemilik dan manajer bisnis bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan kontrol internal untuk menekan biaya dan meminimalkan atau menghindari masalah. Persediaan merupakan aset fisik yang mahal dan cukup besar bagi sebagian besar perusahaan. Kontrol internal diperlukan untuk inventaris, karena perusahaan jarang dapat bertahan jika mereka secara konsisten kehilangan inventaris karena pencurian, pembusukan, dan usang.
Sistem Persediaan
Sistem inventaris adalah metode akuntansi untuk mengelola transaksi keuangan yang berkaitan dengan item inventaris fisik perusahaan. Dua sistem yang umum adalah sistem periodik dan abadi. Sistem inventaris berkala memperbarui buku besar akuntansi sebulan sekali atau setiap tiga bulan. Metode yang lebih baik dan lebih mengendalikan adalah sistem persediaan abadi, yang memperbarui persediaan setelah setiap pembelian, penjualan dan penyesuaian. Sistem inventaris memberikan pemilik dan manajer ide yang lebih baik tentang biaya persediaan dan dampaknya pada neraca, yang merupakan bagian penting dari pengendalian internal.
Proses pemesanan
Kontrol internal membuat batasan spesifik pada proses pemesanan inventaris perusahaan. Pemilik dan manajer biasanya membagi tugas pemesanan inventaris di antara banyak karyawan. Ini memastikan seseorang tidak memesan inventaris dan mencurinya ketika masuk ke gudang perusahaan. Memisahkan pesanan pembelian dan proses pembayaran juga penting, karena seorang karyawan dapat "memesan" persediaan dari perusahaan palsu dan mengirim pembayaran ke kotak pos yang disewa oleh karyawan tersebut.
Penyimpanan
Penyimpanan adalah prosedur pengendalian inventaris fisik. Perusahaan harus menemukan gudang dan distributor yang aman, sehingga persediaan tidak dicuri atau rusak. Pergudangan yang memadai juga memastikan perusahaan memiliki cukup ruang untuk menerima dan menyimpan produk inventaris dengan benar. Perusahaan harus memiliki ruang yang cukup untuk mengendarai forklift, memindahkan palet, dan memungkinkan pekerja berjalan melewati gudang dengan aman tanpa merusak inventaris.
Hitungan fisik
Hitungan fisik merekonsiliasi buku besar akuntansi perusahaan dengan jumlah persediaan aktual yang ada. Perusahaan biasanya menggunakan penghitungan siklus atau penghitungan inventaris tahunan untuk proses ini. Hitungan siklus adalah penghitungan berkelanjutan di mana perusahaan mengharuskan karyawan untuk menghitung sejumlah item tertentu setiap minggu. Nilai tinggi atau item populer mungkin merupakan fitur jumlah siklus yang konstan untuk memastikan item ini tidak tercakup. Hitungan fisik tahunan terjadi setahun sekali, ketika perusahaan menghitung seluruh inventarisnya pada satu waktu daripada proses perhitungan mingguan.
