Perusahaan menggunakan manual prosedur administrasi kantor untuk melatih karyawan, membuat atau membeli perangkat lunak, dan untuk meningkatkan efisiensi di kantor. Perangkat lunak adalah bagian besar dari operasi kantor dan memerlukan prosedur untuk mendefinisikan operasi komputer seperti keamanan, pembuatan dan akses basis data, protokol e-mail, dan perlindungan virus. Manual prosedur sering kali mencakup diagram alur yang membantu menciptakan atau membeli perangkat lunak yang memenuhi kebutuhan kantor Anda.
Administrator kantor bertanggung jawab untuk memproses dan mengelola catatan dan dokumen; mempersiapkan pertemuan, konferensi, dan acara khusus; membuat pengaturan perjalanan; dan berkomunikasi dengan pelanggan, manajemen, pemasok, dan staf. Manual prosedur yang efektif menggambarkan praktik kantor dengan jelas dan serinci mungkin. Seorang karyawan baru harus dapat merujuk pada manual untuk informasi tentang prosedur kantor.
Item yang Anda butuhkan
-
3-Ring binder
-
Perangkat lunak pengolah kata
Cara Menulis Prosedur Kantor Administrasi
Identifikasi Prosedur
Manual prosedur administrasi kantor akan terdiri dari beberapa prosedur. Mulailah dengan level tertinggi, prosedur paling umum, dan turun ke yang paling detail. Harus ada diagram alur tingkat tinggi yang menunjukkan bagaimana setiap prosedur cocok dengan kategori itu. Diagram alir membuatnya sangat mudah untuk melatih karyawan baru karena merupakan representasi grafik dari alur kerja mereka. Contoh di bawah ini adalah ilustrasi sederhana dari beberapa prosedur kantor.
1. Catatan Kantor
1.1 Pembelian Persediaan 1.2 Pengarsipan 1.3 Penanganan Surat 1.4 Penjadwalan
1.3 Penanganan Surat
1.3.3 Menerima Surat -> 1.3.4 Urutkan Surat -> Memerlukan Respons Segera? -> Ya -> Tandai sebagai Mendesak -> Kirim Tidak -> Jangan Tandai -> Kirim
Saat menulis manual, berikan detail tertulis untuk setiap subjudul. Sebagai contoh:
1.3.3 Menerima Surat Surat disortir di ruang surat dan dikirim ke setiap tempat surat departemen pada jam 10 pagi. Asisten kantor mengambil surat, mengurutkannya (lihat 1.3.4), dan menentukan apakah surat memerlukan respons segera (lihat 1.3.5).
Kumpulkan Informasi Prosedur
Ini adalah langkah paling penting dalam proses penulisan dan akan membutuhkan waktu paling banyak. Pastikan Anda memahami prosedur yang Anda gambarkan dan ruang lingkup proyek. Pahami audiens untuk prosedur ini dan bagaimana hal itu cocok dengan prosedur tingkat yang lebih tinggi. Siapa pemasok untuk prosedur ini? Siapa pemilik dan ahli materi pelajaran? Siapa pelanggan? Ketika Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang hal di atas, ikuti langkah-langkah ini:
- Tulis satu set pertanyaan wawancara. Apa yang perlu Anda ketahui untuk menulis prosedur terperinci?
- Lakukan wawancara dan dokumentasikan hasilnya.
- Buat diagram alur yang menggambarkan input ke proses, langkah-langkah kerja, dan output.
- Tinjau diagram alur yang Anda buat dengan pemilik proses untuk akurasi.
Tulis Manual Draf
Pilih format untuk manual dan pastikan manajemen setuju dengan format itu. Buat garis besar seluruh manual. Anda tidak ingin menulis ulang manual karena tidak ada kesepakatan tentang format atau konten. Gunakan 3-ring binder sehingga perubahan dan pembaruan dapat dilakukan dengan mudah. Masukkan hal-hal berikut untuk setiap prosedur yang didokumentasikan:
- Judul
- pengantar
- Ikhtisar
- Tanggal Revisi
- Pemilik prosedur - Gunakan judul yang sesuai dan hindari menggunakan nama pribadi
- Bagan alur dengan deskripsi langkah demi langkah
- Definisi
- Bahan atau perangkat lunak yang digunakan dalam prosedur
- Ilustrasi, tabel, grafik, dan grafik yang sesuai
Tinjau dan Edit
Mintalah manual ditinjau oleh tim manajemen yang bertanggung jawab, pemilik prosedur, dan pelanggan prosedur. Jika pelanggan di luar organisasi, pastikan untuk memiliki persetujuan manajemen sebelum meminta peninjauan.
Anda mungkin ingin orang lain selain penulis melewati setiap langkah dalam proses untuk menguji keakuratan dan kelengkapannya. Jika ada kendala hukum, pastikan organisasi hukum internal Anda meninjau manual untuk kepatuhan.
Menganalisis dan memperbaiki segala kekurangan yang ditemukan selama proses peninjauan, dan menulis versi final. Dapatkan tanda tangan persetujuan akhir di tingkat yang sesuai sebelum menerbitkan dokumen.
Tunjuk satu pemilik manual yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan pembaruan.
