Struktur organisasi didefinisikan oleh Lamar University sebagai "sistem formal tugas dan melaporkan hubungan yang mengontrol, mengoordinasi, dan memotivasi karyawan sehingga mereka bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi." Administrasi kantor dapat menggunakan struktur organisasi yang berbeda berdasarkan jenis bisnis itu berjalan. Setiap struktur yang digunakan dalam administrasi kantor memiliki kelebihan dan kekurangan. Nilai kantor Anda dan tentukan struktur mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Struktur fungsional
Struktur fungsional menempatkan orang dengan posisi, keahlian, dan tugas yang serupa ke dalam berbagai kelompok. Struktur fungsional umum adalah pusat panggilan layanan pelanggan. Setiap orang melakukan tugas yang sama, menggunakan peralatan yang sama dan memiliki tujuan yang sama dalam menangani masalah pelanggan. Keuntungan dalam struktur ini adalah mudah untuk berkomunikasi dengan kelompok tertentu, keputusan dibuat dengan cepat, dan pelatihan dan pengembangan lebih efektif karena semua orang mempelajari hal yang sama pada saat yang sama. Kerugian dari struktur ini adalah bahwa ia membatasi keragaman di antara staf, dan lebih sulit untuk memenuhi perubahan kebutuhan.
Struktur Divisi
Struktur divisi lebih luas cakupannya daripada struktur fungsional. Struktur fungsional didasarkan pada sekelompok orang dengan tugas yang sama, sedangkan struktur divisi adalah sub-departemen dalam perusahaan yang lebih besar. Misalnya, jika suatu perusahaan memiliki berbagai merek, satu merek dapat dianggap sebagai departemennya sendiri dan memiliki tim SDM, tim pemasaran, hubungan masyarakat, dan kelompok eksekutif di atas divisi tersebut. Ini memungkinkan peningkatan kualitas produk dan layanan, manajemen yang disesuaikan, peningkatan kerja tim, dan pengambilan keputusan yang cepat. Namun, struktur ini membutuhkan biaya operasi yang tinggi, tidak mempromosikan komunikasi antara divisi dan meningkatkan konflik.
Struktur datar
Struktur datar dalam administrasi kantor menggabungkan administrasi dan anggota tim dalam proses pengambilan keputusan, curah pendapat dan umpan balik. Organisasi yang datar memiliki level hierarki yang terbatas ketika sampai pada level administratif. Struktur ini mendorong komunikasi terbuka dan menggabungkan gaya administratif yang demokratis dan delegatif.
Struktur tinggi
Struktur organisasi yang tinggi memiliki banyak tingkatan kepemimpinan administratif. Organisasi yang tinggi mencegah anggota kantor berinteraksi dengan administrasi. Umpan balik tidak dianjurkan, dan karyawan diharapkan untuk mengikuti perintah administrasi tanpa pertanyaan. Gaya administratif otoritatif biasanya digunakan dalam struktur kantor organisasi yang tinggi, dan umumnya terlihat dalam penegakan hukum dan militer.
