Ada hal-hal spesifik yang dapat Anda komunikasikan kepada orang lain di tempat bisnis Anda dengan menggunakan distribusi memo. Memo umumnya mengkomunikasikan sesuatu yang penting kepada sesama pekerja dan biasanya didistribusikan kepada setidaknya lebih dari satu orang di dalam perusahaan. Memo juga dapat digunakan untuk memberi tahu semua orang tentang sesuatu yang mendesak, seperti file yang hilang. File yang hilang dapat memengaruhi operasi bisnis dan pekerja harus diberitahu tentang masalahnya dan bagaimana mereka dapat membantu sesegera mungkin.
Lengkapi tajuk untuk memo tentang file yang hilang. Ini termasuk baris untuk tanggal, subjek, ke siapa memo itu dan dari siapa itu. Baris-baris ini diberi label "Tanggal," "Subjek," "Kepada," dan "Dari." Subjek setidaknya harus mengatakan "File Yang Hilang" tetapi juga dapat menggambarkan file mana yang hilang.
Jelaskan masalah secara singkat di paragraf pertama langsung di bawah tajuk. Ini harus mencakup file mana yang hilang, seperti file untuk klien atau proyek tertentu. Itu juga dapat mencakup bagaimana Anda yakin file-file itu hilang, di mana mereka berada dan seberapa mendesaknya untuk menemukannya.
Jelaskan lebih lanjut tentang masalah di bagian selanjutnya. Dapatkan lebih detail tentang file yang hilang pada saat ini. Anda mungkin memberikan detail tentang klien atau memproyeksikan file untuk atau informasi lebih lanjut tentang bagaimana file mungkin dicari oleh karyawan. Pada titik ini, beri tanggal tertentu file harus ditemukan oleh.
Beri tahu penerima memo itu apa yang Anda ingin mereka lakukan di bagian terakhir. Ini harus berupa item tindakan spesifik, seperti pencarian di database X atau buka semua file pribadi Anda jika Anda menyimpan file yang hilang di komputer perusahaan Anda atau flash drive. Ulangi tanggal di mana file-file itu harus ditemukan.
Koreksi memo itu. Pastikan Anda tidak memasukkan informasi sensitif tentang file yang seharusnya tidak ada catatan tertulisnya. Juga, pastikan Anda telah mengartikulasikan pentingnya menemukan file yang hilang dengan jelas.
