Ungkapan "memo internal" adalah kependekan dari "memorandum internal." Memo internal digunakan untuk menyebarkan informasi serta membuat permintaan massal orang-orang di perusahaan, departemen atau tim. Memo internal membawa perhatian pada masalah, dan mereka memecahkan masalah di antara segudang fungsi berguna lainnya dalam suatu organisasi.
Kiat
-
Saat menulis memo internal, buat yang sederhana dan langsung ke intinya.
Mengapa Anda Harus Memo Internal?
Memo internal adalah cara yang efektif untuk menjangkau banyak orang di suatu organisasi dengan cepat dan efisien. Dengan memo, Anda dapat dengan mudah melakukan hal berikut:
- Klarifikasi atau analisis suatu subjek.
- Membuat rekomendasi.
- Atur pengingat.
- Berikan instruksi.
- Mengirimkan materi.
- Buat pengumuman.
- Laporan masalah.
- Minta kontribusi.
- Minta persetujuan.
Kunci memo internal yang efektif adalah menjaganya tetap sederhana. Pesan Anda harus singkat dan disampaikan dalam format yang tidak rumit yang membuat pesannya jelas. Sampel memorandum internal dapat mengirimkan hasil survei di seluruh perusahaan tentang makan siang kafetaria dan menu baru yang lebih baik.
Bagaimana Anda Memformat Memo Internal?
Anda dapat dengan cepat membuat template memo Anda di Word atau menemukan sampel memorandum internal online. Judul memorandum internal memiliki empat komponen utama. Yang pertama adalah penerima atau penerima memo, didahului oleh "TO." Yang kedua adalah sumber memo, didahului oleh "FROM." Yang ketiga adalah tanggal, didahului dengan "DATE" dan komponen keempat adalah subjek memo itu, didahului oleh "SUBJECT."
Anda harus menggunakan judul dan nama penerima yang tepat. Misalnya, jika Tom Maxwell adalah ketua, maka ia harus terdaftar sebagai "Tom Maxwell, Ketua." Jika ada terlalu banyak nama, Anda dapat menggunakan "Semua Staf" atau "Kepala Departemen" demi singkatnya. Anda juga harus mengidentifikasi diri Anda sebagai sumber memo itu. Nama dan judul Anda mengikuti judul "DARI." Anda tidak harus keluar pada akhir memo tetapi dapat menambahkan inisial Anda di sebelah nama Anda sebagai bentuk otentikasi.
Subjek dari memo harus deskriptif dari isinya. Daripada menggunakan istilah umum seperti "Kebijakan," Anda harus menulis frasa singkat seperti "Kebijakan baru efektif 1 Juni 2018."
Bagaimana Anda Menulis Pesan Memo Internal?
Templat memo di Word dapat memberi Anda saran pemformatan, tetapi tidak akan memberi Anda saran tentang konten. Sebagai aturan selalu ringkas. Memo internal Anda harus memiliki pengantar satu paragraf yang menguraikan tujuan memo itu. Maka Anda harus menjelaskan apa yang mendorong memo itu. Fokus hanya pada apa yang perlu diketahui oleh penerima dan tindakan apa pun yang perlu mereka ambil sebagai tanggapan terhadap memo itu. Masih tidak yakin harus menulis apa? Ikuti contoh memorandum internal ini di bawah:
Tanggal: 1 Desember 2018
Dari: Maria Ruben
Kepada: Staf
Re: Jam Baru Efektif 1 Januari 2019
Tujuan dari memo ini adalah untuk mengingatkan staf bahwa jam-jam di gym perusahaan sedang bergeser. Setelah permintaan dari banyak karyawan, kami telah memutuskan untuk memperpanjang berjam-jam di luar jam kerja biasa bagi mereka yang mungkin akhirnya bekerja lembur pada proyek pengembangan baru. Gym sekarang akan buka dari jam 6 pagi hingga 11 malam. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar.
Maria Ruben
Direktur SDM Senior
Selalu pastikan untuk mengakhiri memo Anda pada catatan yang sopan dan menawarkan bantuan, jika perlu. Akhiri memo internal Anda dengan ringkasan singkat, ulangi poin-poin penting dan tutup dengan ajakan untuk bertindak.
Apakah memo itu menyampaikan berita baik atau buruk, selalu baik untuk bersikap sopan, akurat, to the point dan menawarkan bantuan kepada karyawan pekerja keras yang mungkin membutuhkannya. Jika Anda kesulitan dengan pemformatan atau kata-kata, coba lihat beberapa templat memo online untuk Word, dan pergi dari sana.
