Tidak ada yang suka waktu pajak. Mari kita nyata: Mengarsipkan pajak Anda selalu membuat stres - bahkan jika Anda menyewa seorang akuntan untuk melakukannya untuk Anda. Untuk mengurangi kecemasan pajak Anda, penting untuk mengisi dokumen yang tepat dan mengirimkannya pada waktu yang tepat untuk menghindari hukuman. Di sinilah formulir W-2 dan W-3 masuk. IRS memiliki serangkaian formulir "W", tetapi W-2 dan W-3 terkait erat dengan pemberi kerja. Satu selalu diperlukan, sementara yang lain mungkin tidak.
Bentuk W-2 dan W-3 pasti mirip. Perbedaan utama terletak pada receiver mereka. Salinan formulir W-2 pergi dari majikan ke karyawan. Salinan formulir W-3 pergi dari pemberi kerja ke Administrasi Jaminan Sosial (bersama dengan salinan tambahan W-2). Jadi bagaimana Anda mengajukan dan apa bedanya?
Kiat
-
Pengusaha menggunakan W-3 untuk melaporkan pendapatan ke Administrasi Jaminan Sosial jika mereka tidak mengajukan W-2 secara elektronik.
Apa itu Formulir W-2?
Siapa pun yang pernah menjadi karyawan bisnis telah menerima formulir W-2. Ini seperti saudara perempuan di MISC-1099, yang melayani pekerja kontrak. Sebelum mulai bekerja di perusahaan baru, karyawan mengisi W-4 yang merinci semua pemotongan pajak mereka. Formulir ini kemudian digunakan oleh majikan untuk membuat W-2. Pada akhir tahun, W-2 dikirimkan ke semua karyawan, yang memungkinkan mereka mengetahui total pendapatan mereka untuk tahun ini dan pajak yang dipotong dari gaji mereka. Mereka dapat menggunakan ini untuk mendapatkan pengembalian pajak. Bergantung pada status pemotongan karyawan, mereka mungkin perlu membayar IRS pada akhir tahun. Ini biasanya lebih umum terjadi pada 1099 pekerja, yang tidak memiliki pajak yang dipotong di muka.
Formulir W-2 adalah persyaratan untuk setiap majikan dengan karyawan. IRS mengklaim bahwa pengusaha harus melaporkan upah setiap karyawan selama mereka:
- Apakah pajak penghasilan, Jaminan Sosial atau pajak Medicare dipotong.
- Seandainya pajak penghasilan yang akan dipotong, selama mereka hanya mengklaim satu tunjangan pemotongan atau tidak mengklaim pembebasan pada W-4 mereka.
Apa itu Formulir W-3?
Manfaat publik adalah rahmat yang menyelamatkan bagi mereka yang berada di bawah garis kemiskinan. Pada akhirnya, kita semua membayarnya, dan kita semua berhak menagihnya dalam keadaan tertentu. Misalnya, mereka yang berusia di atas 65 dapat mengumpulkan Jaminan Sosial selama mereka membayar cukup ke dalam sistem. Mereka yang berada di bawah garis kemiskinan memenuhi syarat untuk Medicare. Administrasi Jaminan Sosial perlu tahu persis berapa banyak pengusaha membayar ke dalam sistem, dan di situlah W-3 masuk.
Jika Anda seorang karyawan, kemungkinan Anda tidak pernah berurusan dengan formulir W-3. Ini digunakan secara ketat oleh majikan. Pada akhir tahun, pengusaha menggunakan W-3 untuk melaporkan pendapatan, upah Medicare, dan upah Jaminan Sosial semua karyawan mereka. Dokumen ini dikirim ke Administrasi Jaminan Sosial selambat-lambatnya Februari. Tangkapannya adalah bahwa ia juga harus memasukkan formulir pajak W-2 dari setiap karyawan. Jika Anda memiliki 10 karyawan, Anda perlu mengirimkan 10 formulir W-2. Total dari semua formulir W-2 yang ditambahkan harus sama dengan apa yang Anda laporkan pada formulir W-3.
Mailing A W-2 dan W-3
Pengusaha tahu bahwa formulir W-2 datang dengan banyak salinan - enam tepatnya. Jadi, mana yang tepat untuk dikirimkan bersama dengan W-3 Anda? Salinan A dikirim ke Administrasi Jaminan Sosial, artinya ini yang akan Anda lampirkan pada W-3 Anda. Salin B dan C langsung ke karyawan Anda. Mereka akan mengirim yang pertama ke IRS dan menyimpan yang terakhir untuk catatan pribadi mereka jika mereka pernah diaudit. Salin D akan disimpan dalam catatan Anda jika Anda pernah diaudit.
Dua salinan terakhir: Salinan 1 dan Salinan 2 adalah untuk pengembalian pajak penghasilan negara bagian atau lokal. Ini pergi ke karyawan Anda bersama dengan Copy B dan C. Karyawan mendapatkan dua salinan dari Copy 2 karena beberapa mungkin harus mengajukan di berbagai negara.
Mendapatkan Salinan W-2 dan W-3
Sangat mudah untuk mendapatkan salinan formulir W-2 dan W-3. Anda dapat membeli formulir yang sudah dicetak di toko peralatan kantor atau membuatnya di bagian “Layanan Bisnis Online” Administrasi Sosial. Anda juga dapat mencetaknya dari situs web IRS - ingat saja formulir ini harus dapat dipindai. Tetap menggunakan situs web pemerintah untuk mendapatkan formulir resmi. Jika tidak dapat dibaca oleh mesin, Anda akan menghadapi denda.
Kapan Saya Harus Mengirimnya?
IRS mulai memproses pengembalian pajak pada akhir Januari, tetapi semakin cepat Anda mengajukan, semakin cepat Anda cenderung mendapatkan pengembalian. Ada aturan tertentu tentang kapan majikan harus menyerahkan W-2 dan W-3 kepada pihak yang tepat.
Baik W-2 dan W-3 harus dikirim ke pihak yang tepat sebelum tanggal 31 Januari. Jika Anda gagal mengajukan tepat waktu, Anda akan dikenai denda, yang dihitung IRS berdasarkan seberapa lambat pengajuan Anda. Ada denda $ 50 per formulir W-2 dikirimkan dalam waktu 30 hari sejak tanggal jatuh tempo (yang bertambah jika Anda memiliki banyak karyawan). Hukuman maksimum adalah $ 536.000 dalam jendela ini. Jika Anda terlambat 31 hari atau lebih, hukumannya naik menjadi $ 60 per pengembalian dengan maksimum $ 1,609,000. Jika Anda mengirim pengembalian setelah 1 Agustus, penalti akan dinaikkan menjadi $ 260 per pengembalian dengan maksimum $ 3.218.500. Keadaan menjadi lebih buruk jika IRS yakin Anda sengaja menahan formulir W-2 dan W-3. Dalam hal ini, denda adalah $ 530 per pengembalian, dan tidak ada maksimum.
Pemilik usaha kecil mendapatkan jeda hukuman. Mereka dibatasi pada tingkat yang lebih rendah, tetapi masih berkisar antara $ 50 dan $ 530 per pengembalian. Anda mungkin juga dikenai denda karena mengajukan formulir yang tidak dapat dibaca mesin atau memiliki informasi yang salah.
Ekstensi Tidak Selalu Dijamin
Sebelumnya, hampir semua orang bisa mendapatkan ekstensi untuk mengisi formulir W-2 dan W-3. Dalam beberapa tahun terakhir, ini tidak terjadi. IRS telah membalik peraturan di atas kepalanya. Hari ini, Anda perlu mengisi aplikasi ekstensi, tetapi tidak dijamin. Anda harus memiliki alasan yang sah di balik permintaan ekstensi Anda.
Jika Anda ingin mengajukan ekstensi, Anda harus mengisi Formulir IRS 8809 sebelum batas waktu 31 Januari. Ekstensi hanya memberi Anda 30 hari.
Pengarsipan A W-2 dan W-3
Perusahaan biasanya hanya mengirim formulir MISC-1099 jika mereka membayar kontraktor lebih dari $ 600 untuk pekerjaan mereka. Ini bukan kasus untuk W-2, yang tidak memiliki persyaratan pengarsipan minimum. Setiap majikan harus mengajukan W-2 untuk seorang karyawan, bahkan jika mereka tidak membuat upah yang cukup untuk mengharuskan mereka untuk mengajukan pengembalian pajak.
Di sisi lain, pengusaha tidak selalu perlu mengisi formulir W-3. Ini hanya untuk orang yang mengirim surat. Jika Anda secara elektronik mengirimkan formulir W-2 karyawan Anda ke Administrasi Jaminan Sosial dan IRS, Anda tidak perlu mengirim W-3. Pengarsipan online adalah persyaratan bagi siapa pun dengan lebih dari 250 karyawan.
