Penggunaan komunikasi yang efektif dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda, terutama jika Anda berada dalam posisi yang berhubungan langsung dengan pelanggan. PacificTel merekomendasikan agar Anda memperlakukan percakapan telepon, apakah itu panggilan pribadi atau profesional, seolah-olah itu adalah pertemuan langsung untuk memastikan bahwa Anda meninggalkan kesan yang baik pada Anda dan perusahaan kepada pelanggan.
Jadikan ucapan Anda sopan, dan sebutkan nama Anda. Jika Anda adalah penerima panggilan, coba jawab telepon Anda dengan "Halo. Ini Jane Doe, ”bukannya“ Halo. ”Jika Anda memulai panggilan, sebutkan tujuan panggilan Anda di muka.
Pegang gagang telepon atau mikrofon di dekat mulut Anda, ucapkan dengan nada suara normal dan ucapkan kata-kata Anda dengan jelas. Jangan berasumsi bahwa orang di ujung telepon memiliki garis yang jelas seperti Anda. Lakukan semua yang Anda bisa untuk memastikan apa yang Anda katakan mudah dimengerti.
Pilih lingkungan yang tenang untuk panggilan. Jika rekan kerja berbicara dengan keras, misalnya, permisi dengan penelepon dan mintalah rekan kerja Anda untuk memberi Anda privasi untuk melakukan panggilan atau mencari lokasi yang berbeda. Jika Anda berbicara di ponsel, duduk dan fokuslah pada panggilan. Jika Anda bergerak, Anda dapat membuat suara yang dapat meredam kata-kata Anda. Jika Anda berada di lingkungan yang berangin, masuklah ke dalam untuk menyelesaikan panggilan atau menjadwalkan ulang untuk lain waktu. Angin yang berhembus melawan mikrofon dapat membuat panggilan sangat sulit didengar.
Biarkan panggilan kedua dan selanjutnya pergi ke pesan suara jika memungkinkan. Lakukan panggilan lain - jika Anda harus menjawabnya - singkat. Universitas Illinois Selatan merekomendasikan agar Anda terlebih dahulu bertanya kepada penelepon apakah Anda dapat menahannya untuk menerima panggilan lain, dan kemudian memeriksa kembali setiap 15 hingga 30 detik, atau sampai Anda menyelesaikan panggilan lainnya.
Berikan pesan yang jelas dan singkat jika Anda harus meninggalkan pesan melalui pesan suara. Sebutkan nama Anda, tujuan panggilan dan apakah Anda akan menelepon kembali. Jika Anda meminta panggilan balik, tinggalkan nomor telepon Anda, termasuk kode area, dan ulangi nomor itu untuk memastikannya jelas.
Kiat
-
Jangan sampai si penelepon mendengar suara-suara pribadi Anda. Hindari mengunyah permen karet atau makan sambil berbicara di telepon, dan selalu tutup telepon dan putar kepala Anda jika Anda harus batuk atau bersin.
Peringatan
Administrasi Keselamatan Lalu Lintas Jalan Raya Nasional melaporkan bahwa hampir hampir 1.000 orang meninggal dan 24.000 lainnya terluka pada 2009 akibat kecelakaan mobil yang melibatkan penggunaan ponsel. Matikan ponsel Anda saat mengemudi atau gunakan opsi hands-free, dan jangan pernah mengirim atau membaca pesan teks saat mengemudi.
