Manajemen perubahan berfokus pada perubahan yang dihadapi anggota organisasi selama transisi terkait bisnis. Agar manajemen perubahan dapat diselesaikan dengan lancar, alat, proses dan rencana harus ada untuk mengurangi potensi kekhawatiran dan mengantisipasi masalah. Rencana proyek manajemen perubahan sangat penting. Tanpa rencana untuk membantu karyawan beralih ke peran baru mereka, karyawan akan merasa bingung dan tidak siap, dan bisnis secara keseluruhan berpotensi terpengaruh.
Tunjuk tim manajemen perubahan. Ini mungkin termasuk anggota organisasi Anda atau konsultan luar yang terbiasa dengan proses manajemen perubahan. Minimal, tim ini harus menyertakan seseorang yang akrab dengan semua bidang organisasi Anda, serta pakar manajemen perubahan. Tim ini harus siap menjelaskan perubahan yang dimaksudkan pada organisasi, memitigasi masalah yang muncul selama transisi dan menentukan keberhasilan transisi ketika perubahan selesai.
Analisis rencana yang telah ditetapkan perusahaan Anda dari struktur organisasi saat ini ke struktur organisasi yang direncanakan. Putuskan berapa banyak langkah yang diperlukan. Seringkali, sebuah perusahaan tidak dapat pergi langsung dari satu struktur organisasi ke yang lain; rencana harus dilaksanakan langkah demi langkah.
Misalnya, perusahaan Anda ingin beralih dari organisasi yang dibagi berdasarkan wilayah ke organisasi yang dibagi oleh departemen.Pada saat ini, setiap kantor lokal mengelola pemasaran, penjualan, dan pembuatannya sendiri. Tujuan perusahaan adalah untuk membagi perusahaan menjadi tiga departemen yang lengkap dan terintegrasi: pemasaran, penjualan, dan manufaktur. Perusahaan dapat memulai dengan mengintegrasikan pemasaran, diikuti oleh penjualan dan manufaktur. Transisi bertahap ini tidak terlalu berisiko, dan tidak terlalu berlebihan, daripada mentransisikan ketiga departemen sekaligus.
Buat rencana komunikasi yang komprehensif. Tentukan bagaimana semua karyawan perusahaan dapat diberitahu tentang perubahan yang akan datang. Tanpa komunikasi yang tepat, karyawan mungkin tidak menyadari perubahan dan mungkin tidak melakukan transisi sebagaimana mestinya.
Buat garis waktu dari perubahan kunci yang akan terjadi selama proses manajemen perubahan. Ini harus rinci dan mencakup detail besar dan kecil. Garis waktu harus mencakup item-item seperti:
- Komunikasikan perubahan yang dimaksud dengan organisasi
- Temui anggota tim pemasaran untuk menjelaskan bagaimana tanggung jawab mereka akan berubah
- Merancang dan menginstal tata letak kantor baru untuk karyawan pemasaran
- Karyawan pemasaran transisi ke lokasi pekerjaan baru mereka (periode 3 hari)
- Bertemu dengan karyawan pemasaran untuk menjawab pertanyaan
- Adakan telekonferensi mingguan untuk membahas segala keprihatinan yang muncul
Buat daftar potensi masalah dan masalah yang mungkin timbul selama proses perubahan. Ini termasuk ketidakpuasan karyawan, kebingungan karyawan dan penghentian proses kerja sehari-hari. Buat rencana darurat untuk setiap kemunduran potensial.
Kompilasi semua informasi manajemen perubahan menjadi laporan untuk disajikan kepada tim manajemen senior perusahaan Anda. Persiapkan diri untuk pertanyaan atau perubahan yang disarankan dari tim manajemen. Bersiaplah untuk membela saran Anda, dan terima fakta bahwa semua rencana manajemen perubahan Anda mungkin tidak diterima oleh manajemen senior. Ketika perubahan diperlukan, edit rencana proyek manajemen perubahan untuk memasukkan semua revisi.
Diskusikan perubahan yang akan datang dengan setiap tim manajemen lokal dalam organisasi setelah persetujuan manajemen senior diperoleh, tetapi sebelum perubahan secara resmi diterapkan. Hadirkan setiap manajer dengan laporan perubahan yang akan memengaruhi departemennya sehingga dia bisa menjelaskan perubahan itu ke timnya. Mintalah masing-masing manajer untuk melaporkan kembali kemungkinan kekhawatiran yang mungkin telah diabaikan sehingga mereka dapat diatasi, dan rencana manajemen perubahan dapat disesuaikan atau diubah seperlunya.
Kiat
-
Bersiaplah untuk mengedit rencana manajemen perubahan Anda. Terutama ketika membuat perubahan organisasi besar, masalah cenderung terjadi. Pastikan Anda memiliki rencana darurat untuk semua perubahan berisiko tinggi.
Peringatan
Jangan terburu-buru melakukan perubahan. Sementara perubahan mungkin sangat bermanfaat bagi organisasi, membuat perubahan terlalu cepat dapat mengintimidasi dan membingungkan karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.
