Jika suatu proyek tidak memiliki rencana komunikasi yang baik, itu pasti akan gagal. Tanggung jawab utama seorang manajer proyek adalah mengembangkan dan mengatur rencana komunikasi yang efektif dan efisien. Ini akan memotivasi tim proyek dan memungkinkan proyek diselesaikan tepat waktu. Rencana komunikasi yang baik harus menciptakan suasana terbuka dan transparan di mana semua orang merasa nyaman memberikan ide dan masukan. Seorang manajer proyek yang bertindak seperti seorang diktator akan mengalahkan diri sendiri.
pengantar
Mengembangkan strategi komunikasi: (1) Mengembangkan dan mendefinisikan proyek. Sebagai manajer proyek Anda adalah sumber utama informasi. Tugas Anda adalah berkomunikasi secara efektif untuk mengarahkan dan memotivasi tim proyek. (2) Buat forum yang memungkinkan untuk pertukaran ide. Biarkan semua orang di tim tahu bahwa kontribusi mereka sangat berharga. Komunikasi adalah dialog dan bukan monolog. Rencana komunikasi harus mendorong dan menimbulkan interaksi dan masukan dari semua yang terlibat. (3) Menjelaskan tujuan komunikasi. Tujuan komunikasi yang baik harus memungkinkan proyek diselesaikan secara efektif dan tepat waktu. Ini akan membantu untuk mencegah kejutan, menghindari duplikasi, dan mengungkapkan kelalaian.
Mendelegasikan tanggung jawab. Anggota individu dari tim proyek harus tahu apa tanggung jawab khusus mereka dan kepada siapa mereka bertanggung jawab. Setiap orang harus mengetahui tujuan komunikasi.
Gunakan berbagai media dan metode untuk membuat komunikasi selalu mutakhir dan agar semua orang mendapat informasi. Ini termasuk pembaruan email, memo proyek, pertemuan tatap muka dan laporan rutin.
Tetapkan garis waktu untuk laporan dan ulasan. Selain pertukaran informasi harian, jadwalkan tanggal rapat dan tenggat waktu untuk laporan. Ini akan membuat tim tetap termotivasi dan terstruktur. Ini juga membantu memprioritaskan tugas.
Tinjau rencana komunikasi untuk memastikannya berfungsi secara efektif. Mencari masukan dari tim. Apakah informasi yang diperlukan dikomunikasikan secara tepat waktu. Jika tidak, perbaikan apa yang bisa dilakukan untuk membuatnya lebih baik?
