Cara Menulis Rencana Proyek Komunikasi

Ketika perusahaan atau organisasi Anda memiliki informasi penting untuk dikomunikasikan dan saluran Anda yang biasa tidak mencukupi, rencanakan proyek komunikasi taktis yang disesuaikan dengan konten dan keadaan. Pengumuman yang mendapat manfaat dari rencana khusus biasanya merupakan peristiwa penting sekali saja dan tidak rutin, seperti perubahan dalam kepemimpinan eksekutif, rencana perekrutan dan pemberhentian, perubahan dalam manfaat karyawan dan relokasi fasilitas perusahaan. Mereka sering melibatkan audiens eksternal dan internal. Membuat rencana proyek komunikasi taktis membantu memastikan Anda mempertimbangkan pertanyaan kunci: siapa yang perlu mendengar apa, dari siapa, dengan cara apa, kapan dan ke arah mana? Sebuah rencana juga mengidentifikasi tugas, pertanggungjawaban dan jadwal --- memperlancar pekerjaan manajemen proyek.

Perjelas dan konfirmasikan sebelum Anda merencanakan. Identifikasi "pemilik" proyek --- biasanya orang yang menugaskannya --- yang akan memberi saran dan menyetujui rencana Anda. Dengan pemilik proyek itu: - Konfirmasikan inti dari isi pengumuman, waktu yang diinginkan dan persyaratan kerahasiaan. Konfirmasikan apakah ada kepekaan atau keadaan yang tidak biasa, seperti persyaratan pelaporan hukum atau keanggotaan. --Menegaskan bagaimana proyek ini cocok sebagai taktik dalam memadukan strategi hubungan masyarakat dan komunikasi. --Setujuilah sumber untuk informasi dan masukan yang lebih terperinci yang Anda perlukan, misalnya, manajer sumber daya manusia atau ketua komite pencarian eksekutif perusahaan Anda. --Mengidentifikasi persyaratan persetujuan dan pelaporan untuk proyek Anda. Setuju apakah Anda akan mengelola proyek secara informal atau menyusun tim proyek. - Mengidentifikasi persyaratan persetujuan untuk produk kerja yang mengalir dari rencana, misalnya, ditinjau oleh orang yang ditunjuk oleh hukum, sumber daya manusia dan keuangan atau oleh eksekutif tertentu. --Menetapkan parameter untuk sumber daya yang dibutuhkan seperti harapan anggaran dan penggunaan lembaga luar.

Mengkristalisasi maksud dan tujuan. Tujuan adalah apa yang ingin Anda wujudkan, biasanya dimulai dengan "To …" Tujuan biasanya dimulai dengan kata kerja tindakan --- itu adalah apa yang ingin Anda lakukan saat, dinyatakan sebagai proses atau hasil yang diinginkan. Dalam terang itu, tujuan membuat pengumuman Anda pada tanggal tertentu adalah tujuan. Tujuannya mungkin "untuk memenuhi kebutuhan dan preferensi pemangku kepentingan untuk informasi yang tepat waktu dan faktual mengenai (topik), dengan cara yang menegaskan citra dan nilai-nilai perusahaan." Hubungkan kembali tujuan itu dengan hubungan masyarakat yang luas dan strategi komunikasi.

Pemangku kepentingan profil dan khalayak. Perencanaan strategis sangat mungkin telah mengidentifikasi target komunikasi dengan langkah yang luas. Untuk proyek taktis Anda, pertajam fokus. Stakeholder adalah kelompok atau individu yang akan dipengaruhi oleh informasi spesifik yang ingin Anda sampaikan dan dengan demikian audiens utama. Tambahkan ke daftar pemirsa lain di mana Anda ingin membuat, mengubah, atau menegaskan persepsi. Gunakan tabel atau spreadsheet dengan judul kolom berikut untuk merangkum analisis Anda tentang: - Segmen Pendidikan. Beri nama masing-masing dan jika perlu catatan kaki konstituen tersebut termasuk. Sub-segmen grup jika kebutuhan komunikasi akan berbeda di dalam grup. Contoh: semua karyawan, karyawan divisi yang terpengaruh, pengawas. Tanyakan: "Siapa yang perlu atau ingin tahu tentang ini --- dan mengapa?" Misalnya, pertimbangkan pelanggan utama, pemilik ekuitas, masyarakat umum, kolega di industri Anda, badan politik dan pemasok signifikan. Pilih apakah outlet media berita akan menjadi segmen yang ditargetkan atau sebaliknya akan digunakan sebagai saluran untuk menjangkau segmen seperti masyarakat umum dan komunitas bisnis. --Perlu / Pesan. Meskipun kesadaran dan pemahaman adalah tujuan untuk semua audiens, beberapa mungkin memiliki kebutuhan khusus. Karyawan mungkin ingin tahu bagaimana mereka akan terpengaruh oleh penutupan kantor, misalnya, atau anggota asosiasi proses di mana seorang pemimpin eksekutif yang mengundurkan diri akan berhasil. Anggota dewan, eksekutif, penyelia, dan manajer akun adalah di antara mereka yang tidak hanya membutuhkan berita tetapi juga rencana Anda untuk mengomunikasikannya, terutama jika mereka ingin berperan. Identifikasi pesan utama untuk setiap segmen. --Komunikasi Komunikator. Dari siapa setiap segmen mengharapkan atau ingin mendengar berita Anda? Identifikasi juru bicara untuk menjadi "wajah" komunikasi untuk setiap kelompok --- yang akan dikutip dalam rilis berita, misalnya, atau memimpin konferensi dengan karyawan. Meskipun komunitas bisnis mungkin mengharapkan untuk mendengar dari chief executive officer, karyawan mungkin lebih suka untuk diberitahu oleh penyelia mereka dan pelanggan utama oleh manajer akun mereka.

Rencanakan urutan dan saluran kaskade. Jika Anda pernah terkejut dengan belajar pertama dari surat kabar tentang perubahan besar yang direncanakan perusahaan Anda, Anda memahami prinsip "tidak ada kejutan" dan pentingnya informasi berjenjang untuk memastikan tidak ada kejutan yang terjadi. Pada tabel kerja sementara atau spreadsheet, daftarkan segmen target Anda dalam urutan mereka akan diberi tahu, bekerja kembali dari tanggal dan waktu informasi Anda akan diketahui secara luas (seringkali waktu rilis berita umum). Meskipun beberapa distribusi mungkin simultan, pertimbangkan apakah beberapa segmen memerlukan pemberitahuan komunikasi lebih dulu. Misalnya, pengawas mungkin perlu waktu untuk mempersiapkan pertanyaan karyawan dan anggota dewan dapat menerima pemberitahuan tentang artikel koran yang akan datang. Di kolom di samping setiap segmen, identifikasi saluran yang akan digunakan komunikasi. Saluran adalah metode distribusi informasi yang biasanya melibatkan acara dan konten tertulis. Contoh: - Untuk tim eksekutif, anggota dewan pimpinan, kepala departemen utama dan pengawas --- pemberitahuan sebelumnya melalui email. --Untuk karyawan --- pemberitahuan email sebelumnya, rapat departemen, konferensi video, konten situs web. --Untuk konstituen utama --- pemberitahuan terlebih dahulu melalui faks dan email, presentasi langsung. --Untuk masyarakat umum --- distribusi rilis berita umum, konferensi pers, konten situs web.

Identifikasi agunan yang dibutuhkan. Jaminan adalah bahan yang digunakan dalam pelaksanaan rencana proyek komunikasi Anda --- dokumen dan audiovisual seperti foto dan rekaman. Kategorikan mereka sebagai: - Agunan pondasi, untuk digunakan dengan banyak segmen. Contoh: rilis berita, lembar fakta, tanya jawab, foto, konten situs web. --Segment collateral, komunikasi yang masuk ke audiens spesifik yang menjawab kebutuhan dan preferensi mereka dan dalam "suara" juru bicara pilihan mereka. Seringkali ini adalah memo dari Komunikator Kunci segmen melampirkan salinan agunan yayasan di atas, terutama rilis berita. "Saya ingin memberi tahu Anda bahwa perusahaan kami mengumumkan sore ini berita bahwa …" Jaminan ini juga dapat mencakup poin pembicaraan, garis besar konten, atau AV untuk Komunikator Utama seperti anggota tim eksekutif dan penyelia. - Agunan jaminan, memo dari Anda kepada orang lain diharapkan untuk mengambil bagian dalam proyek, memberi tahu mereka tentang rencana komunikasi dan peran yang diharapkan dari mereka di dalamnya. Lampirkan salinan yang relevan dari jaminan pondasi dan segmen. Pada tabel atau spreadsheet, identifikasi untuk masing-masing agunan yang berikut: Nama, Komunikator Utama, Ditugaskan, Draft Tanggal Jatuh Tempo, Diperlukan Persetujuan, Tanggal Jatuh Tempo Final.

Konfirmasikan dukungan yang diperlukan. Identifikasi dukungan apa yang dibutuhkan oleh proyek Anda dan pastikan ketersediaannya. Jika tidak ada dukungan berdiri, gunakan tabel atau spreadsheet untuk merinci bagaimana Anda akan mendapatkan dukungan seperti berikut, mengidentifikasi Item Dukungan, Sumber, dan Biaya: - Penyusunan agunan - Kompilasi daftar distribusi dengan informasi kontak untuk segmen target Anda --Kapabilitas dan tanggung jawab untuk transmisi massal seperti email grup - Pengaturan untuk pertemuan grup, konferensi berita, dan acara terkait lainnya.

Perincian peluncuran proyek. Gunakan tabel atau spreadsheet untuk mendaftar secara berurutan dan menetapkan waktu untuk setiap kegiatan yang Anda rencanakan untuk peluncuran komunikasi Anda. Identifikasi siapa yang akan melakukan apa dan kapan, dan juga jaminan masing-masing akan digunakan. Pertimbangkan judul kolom ini: Jumlah, Tanggal dan Waktu, Aktivitas, Jaminan yang akan Digunakan, Penanggung jawab dan Status atau Catatan. Rencanakan untuk memasukkan Detail Peluncuran Proyek dalam jaminan penasihat yang Anda berikan kepada orang lain yang memiliki peran di dalamnya, seperti anggota tim eksekutif, penyelia, dan personel pendukung.

Rencanakan tindak lanjut proyek. Gunakan tabel atau spreadsheet untuk merinci tindak lanjut seperti: - Pertanyaan pasca pengumuman dari pemangku kepentingan seperti karyawan dan media berita - Evaluasi proyek, sangat mungkin termasuk keberhasilan pelaksanaan proyek dan penilaian subyektif tanggapan audiens

Buat anggaran. Identifikasi biaya yang diantisipasi sesuai dengan kebijakan keuangan organisasi Anda. Anda mungkin hanya perlu mengidentifikasi mereka yang belum termasuk dalam anggaran yang ada untuk dukungan komunikasi umum.

Dapatkan persetujuan rencana proyek Anda. Berikan pekerjaan Anda kepada pemilik proyek untuk persetujuan sebelum Anda memulai eksekusi dan mintalah saran perbaikan. Kata pengantar dokumen proposal Anda dengan ringkasan eksekutif singkat. Ikuti garis besar ini dan sertakan tabel / spreadsheet Anda sebagai pengganti narasi terperinci: - Ringkasan Eksklusif - Maksud dan Tujuan Proyek - Stakeholder dan Audiens (tabel atau spreadsheet) - Detail Roll-Out Komunikasi (Tabel atau spreadsheet) --Kolateral (tabel atau spreadsheet) - Rencana Tindak Lanjut - Dukungan yang Diperlukan --Beluang

Kiat

Jika kerahasiaan memungkinkan, konsultasikan dengan pemangku kepentingan dan anggota audiens atau mereka yang bekerja dengan mereka untuk lebih memahami kebutuhan dan minat informasi mereka. Selain saluran komunikasi Anda yang biasa, rencanakan acara khusus untuk berita non-rutin untuk menandakan "kekhasannya".