Menjalankan bisnis kecil lebih dari sekadar visi dan misi Anda. Memahami biaya aktual tenaga kerja Anda adalah kunci untuk mencapai tujuan dan mengembangkan bisnis Anda dalam jangka panjang. Tanpa karyawan yang bekerja keras, bisnis Anda tidak akan mencapai tujuan, sehingga secara akurat menghitung biaya mempekerjakan mereka untuk memastikan stabilitas kerja jangka panjang dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Ini melibatkan lebih dari sekadar mengetahui gaji karyawan Anda. Dapatkan pembacaan yang akurat tentang tingkat beban kerja keseluruhan yang dibayar bisnis Anda untuk mendukung setiap anggota tim vital Anda.
Apa itu Tingkat Beban?
Tingkat beban tenaga kerja mencakup semua biaya yang terkait dengan karyawan Anda, bukan hanya biaya pembayaran aktual. Banyak pemilik usaha kecil meremehkan berapa biaya untuk mempertahankan seorang karyawan dalam daftar gaji dan berakhir dengan kerugian yang lebih besar dari yang diperkirakan. Sebelum Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan karyawan pertama atau karyawan baru Anda, hitung tarif tenaga kerja yang dimuat penuh, termasuk biaya seperti tunjangan, pajak yang dibayar majikan, cuti dan overhead yang dibayarkan.
Misalnya, gaji awal untuk rekanan di toko Anda mungkin $ 30.000 per tahun, tetapi akan menjadi kesalahan untuk menyimpulkan bahwa ini adalah biaya mempekerjakannya. Setelah manfaat, pajak, cuti dan overhead yang dibayarkan, Anda mungkin memiliki $ 20.000 pengeluaran lain yang terkait dengan karyawan itu setiap tahun. Biaya tambahan mungkin terlihat seperti ini:
- Biaya kesehatan: $ 9.800
- Waktu lunas yang dibayar: $ 2.500
- Pengembangan profesional: $ 2.400
- Pajak gaji: $ 2.300
- Overhead: $ 3.000
Ketika biaya-biaya itu ditambahkan bersama-sama, total $ 20.000 dianggap sebagai tingkat beban tenaga kerja. Untuk menghitung persentase pasti dari beban ini, bagilah pengeluaran tambahan Anda dengan gaji tahunan karyawan. $ 20.000 / $ 30.000 = 0,67 atau tingkat beban 67 persen untuk karyawan ini.
Berapa Biaya Karyawan Per Jam?
Biaya karyawan per jam lebih dari gajinya per jam. Seperti yang ditunjukkan di atas, seorang karyawan yang membayar perusahaan $ 20.000 per tahun di atas gaji $ 30.000 sebenarnya biaya $ 50.000 per tahun dan memiliki tingkat beban 67 persen. Jika Anda menghitung tarif per jam karyawan ini dengan membagi gaji tahunannya sebesar $ 30.000 dengan kemungkinan kerja 2.080 jam per tahun, sepertinya biaya untuk mempekerjakan orang ini hanya $ 14,42 per jam. Namun, ketika Anda memperhitungkan tingkat beban dan membagi $ 50.000 penuh dengan 2.080 jam, biaya aktual per jam untuk karyawan ini adalah $ 24,04. Ketika Anda adalah bisnis kecil yang mencoba bertahan dan meningkatkan margin keuntungan, perbedaan $ 10 per jam adalah masalah besar. Dengan menghitung biaya tenaga kerja yang dimuat penuh per jam dari setiap karyawan, Anda dapat menghindari mempekerjakan lebih banyak karyawan daripada yang mampu dilakukan oleh bisnis Anda sehingga Anda dapat tetap menjadi majikan yang dapat diandalkan untuk orang-orang yang sudah Anda miliki di staf.
Bagaimana Anda Menghitung Overhead Karyawan?
Sementara memahami biaya manfaat dan pajak per karyawan bisa sangat mudah, menghitung biaya overhead per karyawan bisa sedikit lebih rumit. Biaya overhead per karyawan termasuk hal-hal seperti biaya bangunan, pemeliharaan, pajak properti, utilitas, peralatan kantor, perlengkapan kantor, dan asuransi. Setelah Anda menghitung total keseluruhan untuk perusahaan Anda, Anda membaginya dengan jumlah karyawan staf. Lihat contoh ini untuk perusahaan yang mempekerjakan 43 orang:
- Biaya pembangunan: $ 24.000
- Pemeliharaan: $ 10.000
- Pajak properti: $ 3.500
- Utilitas: $ 8.500
- Peralatan kantor: $ 7.000
- Persediaan kantor: $ 4.500
- Asuransi: $ 100.000
- Total: $ 157.500
- Total per karyawan: $ 3.663
Ingatlah bahwa angka ini akan berbeda di setiap industri dan perusahaan. Beberapa industri akan memerlukan peralatan keselamatan untuk semua karyawan, seragam, laboratorium khusus, ruang operasi, pusat manufaktur dan banyak lagi. Bisnis lain mungkin sepenuhnya menghilangkan kategori seperti biaya bangunan, pajak properti, dan pemeliharaan, terutama perusahaan cyber yang tidak memerlukan kantor pusat. Total overhead karyawan termasuk semua biaya yang tidak berbeda dari karyawan ke karyawan dan diharuskan untuk mempekerjakan tenaga kerja Anda.
Menghitung Tingkat Beban Kerja Anda Secara Akurat
Banyak usaha kecil melakukan akuntansi sendiri ketika mereka baru memulai. Akurasi penting dalam setiap aspek akuntansi dan terutama ketika menghitung biaya pemeliharaan tenaga kerja Anda. Jika Anda salah menghitung angka-angka ini, Anda bisa berakhir dengan harus mem-PHK karyawan, atau Anda bisa kehilangan penghasilan yang dibutuhkan untuk mengembangkan bisnis Anda. Tiba di biaya beban tenaga kerja yang akurat tergantung pada memiliki catatan yang akurat tentang berapa banyak Anda membayar setiap karyawan, jumlah jam mereka bekerja per periode, biaya pajak, asuransi dan overhead. Dengan asumsi bisnis Anda menyimpan catatan yang akurat untuk masing-masing kategori ini, beberapa kalkulator online gratis tersedia.
Meskipun kalkulator online tersedia untuk membantu Anda mengetahui tingkat beban tenaga kerja untuk karyawan Anda, mereka mungkin tidak sepenuhnya akurat. Bisnis spesifik Anda mungkin memiliki pengeluaran unik yang memenuhi syarat sebagai bagian dari biaya overhead, asuransi atau pajak. Jika Anda mengabaikan angka-angka itu, Anda bisa pergi dengan gambaran yang tidak akurat tentang berapa biaya sebenarnya untuk mempekerjakan kru Anda. Pertimbangkan berkonsultasi dengan seorang akuntan yang dapat melihat buku-buku Anda, menangkap titik-titik buta Anda dan membantu Anda memastikan bahwa setiap pengeluaran terkait dimasukkan dalam perhitungan Anda. Seiring pertumbuhan bisnis kecil, memiliki hubungan dengan akuntan yang berpengalaman bermanfaat tidak hanya untuk menghitung biaya beban tenaga kerja, tetapi juga untuk pajak, proyeksi laba, dan menjaga arus kas tetap terkendali.
Mengurangi Tingkat Beban Kerja
Walaupun sepertinya Anda tidak punya pilihan selain membayar tingkat beban tenaga kerja yang tinggi untuk karyawan Anda, ada beberapa cara untuk memangkas biaya ketika garis bawah Anda bergantung padanya. Mengurangi tingkat beban kerja dapat memungkinkan Anda untuk mempertahankan tenaga kerja yang lebih besar atau mencegah memberhentikan anggota tim Anda yang berharga. Memotong biaya overhead adalah salah satu cara untuk mengurangi tingkat beban tenaga kerja. Jika Anda memiliki anggota tim Anda yang bekerja dari komputer, dapatkah mereka bekerja sama produktifnya dari rumah dengan dari kantor? Pertimbangkan untuk menawarkan kepada karyawan opsi untuk bekerja dari jarak jauh dan kemudian turunkan ukuran kantor Anda. Ini tidak hanya memotong biaya untuk Anda, tetapi juga memotong biaya untuk mereka dalam hal transportasi, makan di luar dan pakaian profesional.
Cara lain untuk mengurangi tingkat beban kerja adalah dengan mengevaluasi kenaikan gaji, mengurangi tingkat turnover, mengubah karyawan penuh waktu menjadi minggu kerja empat hari atau mempekerjakan beberapa orang sebagai kontraktor independen daripada karyawan bergaji. Ketika datang ke kontraktor independen, bisnis Anda mungkin bisa membayar tarif per-bagian yang lebih tinggi kepada kontraktor independen dan masih mempertahankan beban tenaga kerja yang lebih rendah karena mereka bertanggung jawab untuk membayar pajak dan tunjangan mereka sendiri. Ini berarti Anda tidak membayar asuransi kesehatan, pajak Jaminan Sosial, dan hari libur. Bagi mereka yang Anda pertahankan sebagai karyawan bergaji gaji, pertimbangkan membatasi pengeluaran untuk hal-hal seperti perjalanan, makan di luar atau kendaraan perusahaan.
Ketika Beban Kerja Yang Lebih Tinggi Biaya Yang Layak
Kadang-kadang, biaya beban tenaga kerja yang lebih tinggi sepadan dengan harganya. Misalnya, Anda mungkin memiliki pakar pembangkit tenaga listrik di bidang penggajian yang diminati dalam bidang Anda. Dia memiliki pengetahuan orang dalam bahwa Anda tidak dapat mencapai tempat lain, dan jika pesaing Anda mempekerjakannya alih-alih Anda, perusahaan Anda akan kehilangan keunggulannya. Dalam hal ini, mempertahankan paket gaji dan tunjangan yang murah hati sepadan dengan biaya karena meningkatkan keseluruhan laba Anda. Meskipun bernilai membayar lebih untuk keunggulan, usahakan agar karyawan terkuat Anda mengajar dan melatih anggota lain dari tenaga kerja Anda sehingga tingkat kinerja semua orang dinaikkan. Hal ini meningkatkan kinerja tim Anda dan margin keuntungan Anda dan membuat Anda lebih sedikit terikat untuk menanggung biaya beban tenaga kerja yang tidak proporsional tinggi untuk membuat orang tetap dalam daftar gaji.
