Audit adalah prosedur formal yang dilakukan petugas audit untuk melihat bagaimana suatu perusahaan berfungsi dan bagaimana ia dapat meningkat. Berbagai jenis audit ada, seperti kinerja dan keuangan, tetapi mereka semua mengikuti prosedur dasar yang sama. Prosedur ini biasanya dipecah menjadi empat bagian utama, termasuk perencanaan awal, kerja lapangan, pelaporan dan tindak lanjut dengan penutupan.
Tulis dan kirim surat pemberitahuan awal kepada klien atau departemen yang diaudit. Perincian kapan audit akan berlangsung, berapa lama Anda harapkan, tugas petugas audit jika petugas itu bukan Anda dan daftar periksa jenis data yang akan Anda cari dan butuhkan selama audit.
Jadwalkan rapat dengan manajer perusahaan atau departemen. Tetapkan tujuan dan ruang lingkup audit dengan para manajer dan cari tahu sumber daya apa yang tersedia. Dapatkan informasi mendalam tentang proses perusahaan atau departemen, juga. Izinkan manajer untuk mengungkapkan keprihatinan apa pun yang mereka miliki tentang audit atau mengajukan pertanyaan.
Lakukan survei dasar perusahaan atau departemen. Tujuan dari survei ini adalah untuk melengkapi apa yang Anda pelajari dalam rapat manajer dan membantu Anda lebih memahami tujuan perusahaan, operasi dan mekanisme kontrol saat ini, seperti prosedur otorisasi.Berbagai data seperti buku pegangan perusahaan dan pernyataan pekerja dapat bermanfaat selama tahap ini.
Merumuskan rencana kerja lapangan dasar berdasarkan informasi yang diperoleh melalui pertemuan dan survei. Rencana kerja lapangan menguraikan bagaimana Anda mendapatkan sisa data yang akan Anda gunakan. Itu dapat bervariasi berdasarkan item seperti kekuatan kontrol perusahaan.
Bicaralah dengan anggota staf untuk mengumpulkan dokumen - ini bervariasi berdasarkan jenis audit spesifik yang Anda lakukan - dan dapatkan persepsi mereka tentang apa yang terjadi di perusahaan. Tanyakan apa yang menurut mereka perusahaan berjalan baik dan apa yang bisa diperbaiki dan mengapa.
Tinjau dokumen yang Anda kumpulkan dari anggota staf. Periksa kesalahan entri atau informasi yang saling bertentangan. Periksa kembali dengan anggota staf untuk melihat apakah mereka memiliki penjelasan yang memadai untuk kesalahan atau konflik.
Pastikan bahwa dokumentasi dan prosedurnya sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan lokal, negara bagian atau federal lainnya.
Uji kontrol yang dimiliki perusahaan atau departemen. Pengujian hanya berarti Anda melihat dokumentasi untuk transaksi tertentu - biasanya di suatu tempat di lingkungan 24 hingga 36 - lebih dekat. Semakin banyak kesalahan atau perbedaan yang Anda temukan dalam dokumentasi dan wawancara, semakin penting hal ini. Jika pada awalnya dokumentasi menunjukkan bahwa kontrol berfungsi dengan baik, Anda mungkin tidak perlu berbuat banyak dalam langkah ini. Audit yang tidak menguji kontrol dikatakan mengikuti pendekatan substantif.
Merumuskan beberapa pendapat awal tentang perusahaan atau departemen dan bagaimana perusahaan beroperasi atau dapat ditingkatkan. Berikan umpan balik kepada manajer perusahaan atau departemen dan minta mereka untuk memberikan tanggapan tertulis terhadap rekomendasi dan temuan awal Anda. Respons harus menjelaskan bagaimana manajer berniat untuk memperbaiki masalah yang telah Anda isolasi.
Buat draft kasar laporan audit Anda. Laporan harus menyertakan informasi latar belakang dan menguraikan ruang lingkup audit. Ini juga harus menunjukkan apa yang Anda temukan dan apa rekomendasi Anda berdasarkan pada temuan-temuan itu, serta salinan atau kutipan dari tanggapan manajer.
Bertemu dengan manajer sekali lagi dan diskusikan laporan kasar Anda. Berikan salinan dan jawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki manajer. Maksud dari pertemuan ini adalah untuk memastikan manajer memahami semua yang telah Anda lakukan dan apa yang perlu mereka lakukan untuk meningkatkan.
Tweak dan edit laporan Anda untuk membuat konsep akhir. Draf akhir harus mencakup hasil pertemuan tinjauan audit. Bagikan konsep terakhir kepada para manajer.
Tindak lanjuti dengan departemen atau perusahaan dalam waktu enam hingga 12 bulan untuk mencari tahu apakah perusahaan atau departemen telah melakukan perubahan untuk memperbaiki masalah yang diidentifikasi selama audit.
Tulis surat formal kepada manajer yang menunjukkan apa yang Anda pelajari selama tindak lanjut dan pekerjaan tambahan apa pun yang diperlukan. Jika perusahaan atau departemen telah memenuhi harapan, tunjukkan hal ini dalam surat dan nyatakan bahwa telah memenuhi tujuan audit bahwa Anda menutup audit.
Kiat
-
Bersiaplah untuk beberapa ketegangan selama proses audit. Orang sering gugup tentang kesalahan yang mungkin Anda temukan, bahkan jika kesalahan itu tidak bersalah, karena terlalu banyak kesalahan bisa berarti pekerjaan mereka ada di depan. Yakinkan mereka bahwa itu adalah tugas Anda hanya untuk menyelidiki, bukan untuk memberikan hadiah atau hukuman apa pun. Selalu jelaskan alasan yang tepat mengapa Anda meminta data spesifik sehingga pekerja memahami alasan Anda.
