Audit kualitas adalah bagian penting dalam membantu bisnis kecil tumbuh dan berkembang karena memberikan cara untuk menilai efisiensi bisnis dan strategi manajemen biaya. Apakah audit berfokus pada produk atau proses, hasilnya membantu manajer menentukan seberapa baik strategi bekerja, mengidentifikasi penyebab masalah yang mendasarinya, dan, jika perlu, mengambil tindakan korektif. Mengetahui cara melakukan audit kualitas internal adalah langkah penting dalam memastikan keberhasilan bisnis Anda.
Ulasan Awal
Langkah-langkah yang Anda lakukan sebelum melakukan tinjauan kualitas di tempat dapat menentukan efektivitas audit. Proses dimulai dengan merumuskan rencana audit terperinci yang berfungsi sebagai peta jalan untuk melakukan tinjauan di tempat. Tentukan garis waktu, ruang lingkup audit dan lokasi audit. Kumpulkan dan tinjau dokumentasi tertulis, termasuk kebijakan manajemen mutu untuk produk atau proses, prosedur dan manual operasi standar. Putuskan dan kembangkan daftar wawancara pribadi awal untuk dilakukan selama tinjauan di tempat. Ingatlah bahwa daftar pendahuluan, yang biasanya mencakup manajer departemen atau penyelia dan karyawan kunci, dapat diperluas selama fase audit aktif.
Kumpulkan Dokumen Audit
Setiap anggota tim audit harus memiliki daftar periksa audit serta formulir, atau tape recorder, untuk merekam informasi selama wawancara pribadi. Setiap anggota juga harus memiliki dokumen referensi seperti salinan prosedur operasi standar. Daftar periksa sangat penting untuk mencatat informasi dan pengamatan, serta untuk memastikan Anda tidak melupakan apa pun. Sementara item daftar periksa tertentu akan bervariasi tergantung pada departemen, produk atau proses yang diaudit, daftar periksa biasanya terdiri dari bagian, item evaluasi dalam setiap bagian, sistem penilaian, dan ruang untuk komentar. Bagian umum termasuk organisasi departemen, lingkungan kerja fisik, komponen sistem mutu seperti SOP, dan pengujian kinerja.
Melakukan Audit di Lokasi
Tinjauan di lokasi berfokus pada pengumpulan informasi yang Anda perlukan untuk menentukan apakah departemen yang dimaksud mematuhi standar kontrol kualitas dan mengikuti prosedur kontrol kualitas yang ditetapkan. Fase ini terdiri dari langkah-langkah tindakan, termasuk observasi, pengujian dan melakukan wawancara pribadi. Paling sering, tim audit menyelesaikan tugas-tugas tertentu, seperti pengujian kinerja atau kualitas dan wawancara pribadi, di belakang layar. Ini membantu tim menghindari gangguan operasi harian sebanyak mungkin. Penting untuk dipahami bahwa seperti halnya wawancara pribadi, rencana audit dan daftar periksa dapat diperluas dalam cakupan dan kedalaman evaluasi, tergantung pada apa yang Anda temukan selama fase audit aktif.
Selesai dan Kegiatan Lanjutan
Pekerjaan "nyata" dimulai setelah fase aktif audit selesai. Fase terakhir dari audit kualitas dimulai dengan pertemuan untuk meninjau, mengatasi, dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki masalah kualitas dan area bermasalah. Buat laporan manajemen yang merinci informasi ini. Setelah pemilik dan manajer selesai meninjau temuan audit, pertemuan strategi harus diadakan yang berfokus pada menganalisis dan memutuskan bagaimana - dan kadang-kadang apakah - untuk memasukkan solusi untuk peningkatan kualitas yang disajikan oleh tim audit.
