Memverifikasi dan memfotokopi kartu Jaminan Sosial karyawan baru alih-alih menuliskan nomornya adalah praktik bisnis yang baik. Ini dapat membantu mencegah kesalahan seperti mengeluarkan laporan upah dan pajak W-2 dengan nomor Jaminan Sosial yang salah. Jika ini terjadi, perbaiki kesalahan dalam catatan Anda dan keluarkan formulir W-2 baru untuk karyawan Anda.
Benar dan Cetak Ulang
Segera setelah kesalahan ditemukan, masukkan nomor yang benar dalam catatan gaji karyawan untuk memastikan itu tidak terjadi lagi. Kemudian perbaiki kesalahan dan cetak ulang formulir W-2 baru untuk Administrasi Jaminan Sosial dan karyawan. Beri tahu karyawan Anda bahwa karena kesalahan itu tidak memengaruhi informasi penghasilan, ia tidak perlu mengajukan pengembalian pajak yang diubah.
Isi Formulir W-2C
Jika Anda sudah mengajukan formulir W-2 karyawan Anda, Anda harus mengajukan formulir W-2C yang diubah dengan Administrasi Jaminan Sosial. Isi hanya bagian atas jika semua informasi yang tersisa pada formulir sudah benar. Masukkan nama bisnis dan informasi kontak Anda di Kotak A, nomor identifikasi pemberi kerja federal Anda di Kotak B dan tahun pajak di Kotak C. Masukkan SSN karyawan yang benar di Kotak D. Tempatkan tanda centang di Kotak E untuk menunjukkan nomor yang Anda masukkan adalah nomor yang dikoreksi dan masukkan nomor yang salah - nomor yang Anda laporkan sebelumnya - dalam Kotak F.
