Ketika bekerja di lingkungan kantor, berbagi dan meminjam persediaan orang lain adalah hal biasa. Kelemahan dari ini adalah bahwa kadang-kadang orang mungkin lalai untuk mengembalikan perlengkapan kantor yang dipinjamkan. Cara paling profesional untuk menangani ini adalah dalam bentuk surat, dikirim melalui email. Sangat mudah untuk menulis, dan jika dilakukan dengan cara yang benar, memastikan bahwa peralatan dikembalikan dan tidak ada hubungan yang tegang.
Mulailah email dengan menulis, "Halo," diikuti dengan nama orang itu, jika dia adalah seseorang yang Anda kenal dengan baik. Jika seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, atau jika ia memiliki otoritas yang lebih tinggi, mulailah dengan kata "Sayang," diikuti dengan namanya.
Gandakan ruang dari pengantar Anda dan mulai paragraf tubuh. Nyatakan bahwa Anda hanya mengirim pengingat ramah, karena Anda mengerti bagaimana hal-hal dapat dilupakan ketika menjadi sibuk di kantor. Penting untuk menjaga nada ramah dan pengertian, agar tidak membuat marah penerima - menyebabkan ketegangan dan lebih lanjut menunda pengembalian persediaan Anda.
Indentasi, dan nyatakan bahwa Anda akan membutuhkan pengembalian perlengkapan kantor untuk proyek yang akan datang. Nyatakan persediaan spesifik yang dipinjamkan, sebagai pengingat, dan tanggal di mana Anda akan membutuhkannya.
Indent, dan tindak lanjuti paragraf Anda dengan pernyataan penutup yang ramah seperti "Saya harap semuanya baik-baik saja" untuk mengakhiri dengan catatan bahagia.
Tulis, "Terima kasih," dan tandatangani nama Anda di bagian bawah sebelum mengirim surel.
