Hubungan bisnis yang kuat dan sehat dapat dimulai dengan surat resmi. Ini terutama berlaku ketika bekerja dengan importir dan eksportir internasional. Anda mungkin tidak memiliki kesempatan untuk bertemu mereka secara langsung, jadi surat profesional mungkin merupakan pengganti terbaik. Menulis surat ini membutuhkan ketekunan dan pertimbangan.
Format surat Anda secara profesional, dengan logo perusahaan Anda, informasi kontak dan informasi pribadi Anda yang terletak di bagian atas halaman. Juga, sertakan informasi kontak bisnis importir dan salam yang pantas. Teks harus disejajarkan ke kiri tanpa lekukan untuk paragraf dan dengan spasi satu baris.
Tarik perhatian importir pada paragraf pertama dengan menyoroti titik penjualan utama Anda. Tekankan titik diferensiasi yang menjadikan produk Anda yang terbaik di pasar. Anda mungkin memiliki harga terendah, fitur terbaik, atau waktu penyelesaian tercepat dari pesanan hingga pengiriman. Anda tidak perlu melebih-lebihkan, tetapi pastikan untuk secara jelas menyatakan keunggulan perusahaan Anda.
Berikan lebih banyak informasi tentang perusahaan Anda dan latar belakangnya di paragraf kedua. Jelaskan berapa lama Anda dalam bisnis dan di mana Anda berada. Jelaskan dengan tepat apa yang Anda hasilkan dan dalam volume berapa. Juga, jelaskan siapa beberapa pelanggan Anda saat ini dan jadikan mereka sebagai referensi.
Berikan informasi lebih lanjut tentang fitur produk Anda. Ini sangat penting untuk produk teknis seperti perangkat keras komputer, peralatan jaringan atau barang-barang farmasi. Pengimpor akan ingin mengetahui sebanyak mungkin spesifikasi. Anda bahkan dapat memasukkan diagram atau model pada lampiran terpisah.
Yakinkan pembaca bahwa perusahaan Anda adalah yang terbaik untuk bekerja dan bahwa Anda dapat memenuhi apa yang dijanjikan. Buat garis besar ketentuan pembayaran, waktu penyelesaian, informasi logistik, dan harga. Biarkan surat terbuka untuk negosiasi dan tindak lanjut. Tutup catatan dengan sign-off yang ramah.
