Bisnis mendanai proyek yang menurut manajemen puncak sangat penting untuk kesuksesan mereka. Tetapi mendanai proyek saja tidak menjamin bahwa ketika sebuah proyek berakhir perusahaan akan lebih baik daripada sebelumnya.
Ada banyak alasan perusahaan dapat mengambil manfaat dari proyek. Seorang manajer proyek yang luar biasa dapat menggiring timnya ke arah yang benar. Atau, karena pelatihan yang luar biasa dan pengalaman di tempat kerja, sebuah tim dapat mengadopsi semua praktik yang benar. Tetapi dalam kebanyakan kasus, penggunaan alat manajemen proyek membantu.
Alat manajemen proyek seperti bagan PERT dan struktur rincian kerja dapat meningkatkan kemampuan tim dengan memberikan panduan bahkan jika tim proyek memiliki semua pengetahuan yang tepat dan praktik selama bertahun-tahun.
Gantt Chart
Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang mencantumkan kegiatan proyek, serta tanggal mulai dan berakhir untuk setiap kegiatan, yang ditampilkan dalam format kalender. Bagan Gantt tidak menggambarkan hubungan antara satu aktivitas dan aktivitas lainnya, tetapi setiap aktivitas yang direferensikan dalam bagan Gantt bertepatan dengan aktivitas dalam struktur rincian kerja, yang memecah pekerjaan proyek menjadi fase dan paket pekerjaan.
Bagan Gantt juga mencakup kolom untuk mendokumentasikan durasi dan persentase penyelesaian setiap tugas. Jumlah hari kerja aktivitas telah dalam proses, jumlah hari yang diharapkan untuk menyelesaikan aktivitas dan hari-hari yang tersisa juga didokumentasikan pada bagan. Angka-angka ini menggambarkan kemajuan pekerjaan yang direncanakan versus yang sebenarnya.
Bagan Pert
Suatu evaluasi program dan teknik peninjauan atau bagan PERT digunakan untuk merencanakan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek dan mengendalikan tugas-tugas proyek. Dengan menggunakan diagram PERT, atau diagram jaringan, kepemimpinan proyek dapat menentukan dan menjadwalkan secara berurutan setiap tugas yang harus diselesaikan oleh anggota tim untuk mencapai tujuan proyek dan menyatakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing proyek.
Bagan PERT menggambarkan keterkaitan antara tugas dengan mengidentifikasi tugas mana yang berjalan paralel satu sama lain dan mana yang harus terjadi secara berurutan. Tonggak sejarah proyek - peristiwa yang menandai hasil akhir dari serangkaian kegiatan - juga dipetakan.
Selain itu, bagan PERT mencakup tiga perkiraan untuk setiap kegiatan proyek: waktu tersingkat yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan, waktu yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan dan waktu terlama yang mungkin diperlukan oleh kegiatan tersebut.
Analisis Jalur Kritis
Analisis jalur kritis adalah alat yang digunakan untuk proyek-proyek yang membutuhkan penyelesaian kegiatan yang saling tergantung. Jalur kritis menggabungkan daftar kegiatan proyek yang ditentukan dalam struktur rincian pekerjaan, waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan dan identifikasi tugas yang saling tergantung dan titik akhir, termasuk tonggak sejarah dan item yang dapat dikirim.
Waktu penyelesaian untuk serangkaian kegiatan di jalur kritis dijumlahkan dan sama dengan jumlah waktu terbesar yang mungkin perlu diselesaikan proyek. Kegiatan berurutan harus diselesaikan tepat waktu agar proyek selesai tepat waktu.
Matriks Penugasan Tanggung Jawab
Matriks penugasan tanggung jawab atau alat RACI memberi tahu para pemangku kepentingan proyek kepada anggota tim yang diberi tanggung jawab proyek tertentu dan untuk pekerjaan apa individu-individu itu dimintai pertanggungjawaban.
Saat nama alat menyimpulkan, matriks RACI menyatakan siapa yang bertanggung jawab atas penyelesaian tugas, atau siapa yang akan melakukan tugas dan individu yang akan berkontribusi pada penyelesaian tugas. Matriks ini juga menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas-tugas dan siapa yang memiliki otoritas pengambilan keputusan terkait dengan tugas tersebut. Juga disebutkan nama-nama orang-orang yang mungkin dikonsultasikan sehubungan dengan tugas dan orang-orang yang harus diberitahu tentang kemajuan yang dibuat tim dalam penyelesaian tugas.
Struktur rincian kerja
Work breakdown structure (WBS) adalah model atau grafik proyek yang memecah pekerjaan proyek menjadi tugas. WBS proyek menggambarkan hubungan timbal balik antara tugas dan antara tugas dan produk akhir proyek.
WBS menggabungkan sub proyek dan menunjukkan tanggung jawab proyek, sumber daya yang diperlukan dan persyaratan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas.
